01 إنشاء اجتماع اللجنة
قم بتعيين نافذة التاريخ والساعات المسموح بها والمدة والأشخاص الذين يهمهم توفرهم.
جدول اجتماعات اللجنة للأمناء والمنظمين
بالنسبة للاجتماعات التي يكون فيها الرئيس والأعضاء المطلوبون والموظفين والمستشارون جميعهم مهمين
قم بجدولة اجتماعات اللجنة دون شبكات التصويت أو مطاردة الجميع
غالبًا ما تقع جدولة اللجنة على عاتق السكرتير أو قائد الموظفين أو الرئيس أو المنسق. تمنح AgreeOnTime ذلك المنظم صفحة خاصة واحدة لجمع مدى التوفر وتتبع من قام بالرد والتحرك نحو وقت مؤكد دون مطاردة كل مشارك أو إجبار الجميع على المرور عبر شبكة التصويت.
- لا توجد شبكة توفر عامة
- تتبع الردود المفقودة
- عرض المنظم الخاص
لماذا تتحول جدولة اللجنة إلى مطاردة
نادراً ما تهدف اجتماعات اللجنة إلى إيجاد وقت مفتوح. قد يحتاج الرئيس إلى الحضور، وقد يكون هناك العديد من الأعضاء المطلوبين، وقد يحتاج الموظفون إلى وقت للتحضير، وقد يكون للمستشار الخارجي أو المشارك المدعو نوافذ ضيقة فقط.
عندما لا يتمكن أحد الأشخاص المطلوبين من تحديد الوقت المقترح، يتعين على السكرتير أو المنظم إعادة تشغيل الموضوع ومقارنة الردود المتفرقة والسؤال مرة أخرى. هذا العمل بطيء، ومن السهل إساءة قراءته، وعادةً ما يكون غير مرئي لأي شخص آخر.
لماذا يعمل AgreeOnTime في اجتماعات اللجنة
بدلاً من مطالبة أعضاء اللجنة بالتصويت على شبكة طويلة من الخانات المحددة، يقوم المنظم بإنشاء صفحة اجتماع خاصة واحدة. يمكن للمشاركين الرد باللغة العادية، ويمكن للمنظم معرفة من أجاب ومن لا يزال مفقودًا وأي الخيارات تظل واقعية قبل اختيار الوقت النهائي.
يؤدي هذا إلى إبقاء أعمال التنسيق في مكان واحد مع تجنب إجراء استطلاع عام حيث يمكن للجميع فحص مدى توفر الجميع.
المشاركون في اللجنة المشتركة
People commonly involved in this kind of meeting include:
- رئيس اللجنة
- أعضاء اللجنة
- يؤدي الموظفين
- سكرتير أو منسق
- مستشار خارجي
- مشارك مدعو
مناسب جيدًا لاجتماعات اللجنة حيث
- شخص واحد هو المسؤول عن جمع الردود وتحديد الوقت
- يجب التحقق من الأعضاء المطلوبين قبل التعامل مع الاجتماع على أنه مؤكد
- لا ينبغي أن يضطر المشاركون إلى العمل من خلال شبكة تصويت صارمة
- يجب أن يظل التوفر خاصًا بالمنظم
- قد يلزم ضم الموظفين أو المستشارين أو المشاركين المدعوين إلى الأعضاء
ما يمكن للمنظم أن يبقيه تحت السيطرة
يمكن للمنظم دعوة الأشخاص المناسبين، وجمع الردود في مكان واحد، وتجنب التعامل مع الوقت باعتباره نهائيًا بينما لا تزال الإجابات المهمة مفقودة. وهذا مهم بالنسبة للجان التي لا يكون فيها الحضور قابلاً للتبديل ويمكن لشخص واحد مفقود أن يمنع الاجتماع.
تم تصميم AgreeOnTime خصيصًا لسير العمل الذي يقوده المنظم: جمع التوفر، وفهم القيود، ثم تأكيد أفضل وقت عملي.
How it works
Four steps to schedule the meeting
02 أرسل رابطًا خاصًا واحدًا
شارك الصفحة مع الأعضاء أو الرئيس أو الموظفين أو المستشارين أو المشاركين المدعوين.
03 اجمع الردود القابلة للاستخدام
يصف المشاركون ما ينجح بلغة واضحة بدلاً من التصويت من خلال شبكة من الفواصل الدقيقة.
04 تأكيد وقت واقعي
قم بمراجعة من قام بالرد، ومن لا يزال مفقودًا، والوقت الذي يمكن أن يعمل فيه بالفعل قبل إرسال التأكيد النهائي.
الأسئلة الشائعة حول جدولة اجتماعات اللجنة
هل يمكن لأعضاء اللجنة رؤية مدى توفر بعضهم البعض؟
لا. ردود المشاركين تكون خاصة بالمنظم، لذا لا تصبح الصفحة لوحة إتاحة عامة.
هل يحتاج أعضاء اللجنة إلى حساب؟
لا، يقوم المشاركون بالتحقق من بريدهم الإلكتروني لهذا الاجتماع والرد من صفحة الاجتماع.
هل هذا مفيد عندما تكون هناك حاجة لأعضاء معينين؟
نعم. يمكن للمنظم معرفة من قام بالرد وتجنب تأكيد الوقت قبل استجابة الأشخاص المطلوبين.
هل يمكن للسكرتير أو الموظفين قيادة الجدولة؟
نعم. تم تصميم AgreeOnTime للجدولة التي يقودها المنظم، بحيث يمكن للسكرتير أو المنسق أو قائد فريق العمل أو الرئيس جمع الردود وإدارة القرار.
هل يمكن تضمين المستشارين الخارجيين أو الضيوف المدعوين؟
نعم. يمكنك تضمين أعضاء اللجنة والموظفين والمستشارين الخارجيين والمشاركين المدعوين في نفس تدفق الجدولة.
لماذا لا تستخدم شبكة التصويت؟
يمكن أن تصبح شبكات التصويت صاخبة عندما يكون لدى المشاركين توفر مشروط أو عندما يجب أن تظل الردود خاصة. تمنح الردود باللغة البسيطة المنظم القيود دون إجبار الجميع على العمل من خلال قائمة طويلة من الفتحات.
حدد موعدًا لاجتماع اللجنة القادم دون مطاردة
أنشئ صفحة اجتماع خاصة واحدة، واجمع التوفر القابل للاستخدام من الأشخاص المهمين، وأكد وقتًا واقعيًا مع متابعة يدوية أقل.
إنشاء اجتماع مجاني للجنة