01 צור את ישיבת הוועדה
הגדר את חלון התאריך, השעות המותרות, משך הזמן והאנשים שהזמינות שלהם חשובה.
זימון ישיבות ועדה למזכירות ולמארגנים
לישיבות שבהן חשובים היו"ר, החברים הנדרשים, הצוות והיועצים
תזמן ישיבות ועדות בלי רשתות הצבעה או לרדוף אחרי כולם
תזמון הוועדה נופל לעתים קרובות על מזכיר, ראש צוות, יו"ר או רכז. AgreeOnTime נותנת לאותו מארגן עמוד פרטי אחד לאיסוף זמינות, מעקב אחר מי שהשיב והתקדמות לזמן מאושר בלי לרדוף אחרי כל משתתף או להכריח את כולם לעבור דרך רשת הצבעה.
- אין רשת זמינות ציבורית
- עקוב אחר תשובות חסרות
- תצוגת מארגן פרטי
מדוע תזמון ועדות הופך למרדף
ישיבות ועדות עוסקות רק לעתים רחוקות במציאת זמן פתוח. יתכן כי יו"ר יצטרך להשתתף, מספר חברים נדרשים עשויים להיות חשובים, הצוות עשוי להזדקק לזמן להתכונן, ויועץ חיצוני או משתתף מוזמן עשויים להיות בעלי חלונות צרים בלבד.
כאשר אדם נדרש אחד אינו יכול להגיע לזמן המוצע, על המזכיר או המארגן להפעיל מחדש את השרשור, להשוות תשובות מפוזרות ולשאול שוב. העבודה הזו איטית, קלה לקריאה לא נכונה, ובדרך כלל בלתי נראית לכל השאר.
למה AgreeOnTime עובד לישיבות ועדות
במקום לבקש מחברי הוועדה להצביע על רשת ארוכה של משבצות מדויקות, המארגן יוצר עמוד פגישה פרטי אחד. המשתתפים יכולים להשיב בשפה רגילה, והמארגן יכול לראות מי הגיב, מי עדיין נעדר ואילו אפשרויות נשארות מציאותיות לפני בחירת הזמן האחרון.
זה שומר על עבודת התיאום במקום אחד תוך הימנעות מסקר ציבורי שבו כולם יכולים לבדוק את הזמינות של כולם.
משתתפי הוועדה המשותפת
People commonly involved in this kind of meeting include:
- יו"ר הוועדה
- חברי הוועדה
- מוביל צוות
- מזכירה או רכזת
- יועץ חיצוני
- משתתף מוזמן
מתאים לישיבות ועדות שבהן
- אדם אחד אחראי על איסוף התשובות וקביעת השעה
- יש לבדוק את החברים הנדרשים לפני שהפגישה תטופל כאושרה
- המשתתפים לא צריכים לעבוד דרך רשת הצבעה נוקשה במשבצת
- הזמינות צריכה להישאר פרטית למארגן
- ייתכן שיהיה צורך לכלול צוות, יועצים או משתתפים מוזמנים
מה המארגן יכול לשמור תחת שליטה
המארגן יכול להזמין את האנשים הנכונים, לאסוף תשובות במקום אחד ולהימנע מלהתייחס לזמן כסופי בזמן שעדיין חסרות תגובות חשובות. זה משנה לוועדות שבהן הנוכחות אינה ניתנת להחלפה וחסר אחד יכול לחסום את הישיבה.
AgreeOnTime נבנה עבור זרימת העבודה בהובלת המארגן: איסוף זמינות, הבן את האילוצים ואז אשר את הזמן הטוב ביותר שניתן לעבוד.
How it works
Four steps to schedule the meeting
02 שלח קישור פרטי אחד
שתף את הדף עם חברים, יו"ר, צוות, יועצים או משתתפים מוזמנים.
03 אסוף תשובות שמישות
המשתתפים מתארים מה עובד בשפה פשוטה במקום להצביע דרך רשת של משבצות מדויקות.
04 אשר זמן ריאלי
בדוק מי השיב, מי עדיין נעדר ואיזו שעה באמת יכולה לעבוד לפני שליחת האישור הסופי.
שאלות נפוצות לגבי תזמון ישיבות ועדה
האם חברי הוועדה יכולים לראות את זמינותו של זה?
לא. תשובות המשתתפים הן פרטיות למארגן, כך שהדף לא הופך ללוח זמינות ציבורי.
האם חברי הוועדה צריכים חשבון?
לא. המשתתפים מאמתים את הדוא"ל שלהם עבור אותה פגישה ומשיבים מדף הפגישה.
האם זה שימושי כשנדרשים חברים מסוימים?
כֵּן. המארגן יכול לראות מי השיב ולהימנע מאישור מועד לפני שהאנשים הנדרשים הגיבו.
האם המזכירה או ראש הצוות יכולים לנהל את לוח הזמנים?
כֵּן. AgreeOnTime מיועד לתזמון בהובלת מארגן, כך שמזכיר, רכז, ראש צוות או יו"ר יכולים לאסוף תשובות ולנהל את ההחלטה.
האם ניתן לכלול יועצים חיצוניים או אורחים מוזמנים?
כֵּן. אתה יכול לכלול חברי ועדה, צוות, יועצים חיצוניים ומשתתפים מוזמנים באותו זרימת תזמון.
למה לא להשתמש ברשת הצבעה?
רשתות ההצבעה יכולות להיות רועשות כאשר למשתתפים יש זמינות מותנית או כאשר התשובות צריכות להישאר פרטיות. תשובות בשפה פשוטה נותנות למארגן את האילוצים מבלי לגרום לכולם לעבוד דרך רשימה ארוכה של משבצות.
קבע את ישיבת הוועדה הבאה שלך ללא המרדף
צור דף פגישה פרטי אחד, אסוף זמינות שמישה מהאנשים החשובים, ואשר זמן ריאלי עם פחות מעקב ידני.
צור ישיבת ועדה בחינם