Wie Sie eine Mediation mit mehreren Parteien terminieren

Identifizieren Sie jede erforderliche Rolle

Listen Sie den Mediator, jede Partei, Anwälte, Entscheidungsträger, Versicherer, Sachverständige, Dolmetscher und jede andere Person auf, deren Anwesenheit erforderlich ist. Gehen Sie nicht davon aus, dass die Verfügbarkeit eines Anwalts stellvertretend für jede Person dieser Partei steht.

Kennzeichnen Sie Teilnehmer als erforderlich oder optional, bevor Sie Termine abfragen. Dies verhindert, dass der Organisator eine gültige Zeit ablehnt, weil ein Beobachter nicht verfügbar ist, oder einen Termin bestätigt, bevor ein wesentlicher Entscheidungsträger geantwortet hat.

Definieren Sie die Mediationsrahmenbedingungen

Geben Sie die erwartete Dauer, mögliche Termine, den frühesten Beginn, das späteste Ende, die Zeitzone, den Ort und die Zulässigkeit einer Remote-Teilnahme an. Ganztägige Mediationen erfordern eine andere Verfügbarkeit als eine zweistündige Vorgesprächssitzung.

Berücksichtigen Sie operative Einschränkungen wie Anreise des Mediators, Raumverfügbarkeit, religiöse Feiertage, Verfügbarkeit von Dolmetschern oder gerichtliche Fristen.

Erfassen Sie Verfügbarkeiten vertraulich

Teilnehmer möchten detaillierte Terminbeschränkungen möglicherweise nicht gegenüber der Gegenpartei offenlegen. Vertrauliche Rückmeldungen ermöglichen es jeder Person, nur das mitzuteilen, was der Organisator für die Mediation benötigt.

Verfügbarkeitsangaben in Alltagssprache sind nützlich, da juristische Zeitpläne oft Bedingungen enthalten: „verfügbar nach Ende der Verhandlung“, „nicht vor 13:00 Uhr“ oder „Donnerstag nur bei Remote-Teilnahme“. Der Organisator benötigt diese Details, nicht nur ein Votum zu festgelegten Optionen.

Lösen Sie Blockaden, ohne jede Rückmeldung erneut zu öffnen

Wenn keine exakte Zeit passt, ermitteln Sie die am besten geeigneten Termine und die spezifischen erforderlichen Teilnehmer, die diese blockieren. Fragen Sie diese Personen, ob sie ihre Verfügbarkeit rund um die stärksten Optionen erweitern können.

Vermeiden Sie es, der gesamten Gruppe eine weitere offene Anfrage zu senden, es sei denn, der Datumsbereich oder das Sitzungsformat hat sich wesentlich geändert.

Bestätigen Sie den finalen Mediationstermin eindeutig

Die finale Bestätigung sollte das Datum, die Start- und voraussichtliche Endzeit, die Zeitzone, den Ort oder die Videoplattform, das Teilnahmeformat und etwaige Vorbereitungsfristen enthalten. Machen Sie deutlich, dass die Terminierungsphase abgeschlossen ist.

AgreeOnTime ist für diese Art der vertraulichen Multi-Parteien-Koordinierung konzipiert. Es hilft dem Organisator, Rückmeldungen zu erfassen, fehlende Teilnehmer zu sehen, durchführbare Zeiten zu prüfen und sich der Bestätigung zu nähern, ohne die Verfügbarkeit der einzelnen Teilnehmer gegenüber dem Rest der Gruppe offenzulegen.

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