01 Créer la réunion du comité
Définissez la fenêtre de date, les heures autorisées, la durée et les personnes dont la disponibilité compte.
Calendrier des réunions du comité pour les secrétaires et les organisateurs
Pour les réunions où le président, les membres requis, le personnel et les conseillers comptent tous
Planifiez les réunions des comités sans grilles de vote ni pourchasser tout le monde
La planification des comités incombe souvent à un secrétaire, un responsable du personnel, un président ou un coordinateur. AgreeOnTime donne à cet organisateur une page privée pour collecter la disponibilité, suivre qui a répondu et avancer vers une heure confirmée sans pourchasser chaque participant ni forcer tout le monde à passer par une grille de vote.
- Pas de grille de disponibilité publique
- Suivre les réponses manquantes
- Vue de l'organisateur privé
Pourquoi la planification des comités se transforme en course à pied
Les réunions de comité visent rarement à trouver du temps libre. Un président devra peut-être être présent, plusieurs membres requis peuvent être importants, le personnel peut avoir besoin de temps pour se préparer et un conseiller externe ou un participant invité peut n'avoir que des fenêtres étroites.
Lorsqu'une personne requise ne peut pas respecter l'heure proposée, le secrétaire ou l'organisateur doit relancer le fil de discussion, comparer les réponses dispersées et demander à nouveau. Ce travail est lent, facile à mal interpréter et généralement invisible pour tout le monde.
Pourquoi AgreeOnTime fonctionne pour les réunions de comité
Au lieu de demander aux membres du comité de voter sur une longue grille de créneaux précis, l'organisateur crée une page de réunion privée. Les participants peuvent répondre dans un langage normal et l'organisateur peut voir qui a répondu, qui est encore absent et quelles options restent réalistes avant de choisir l'heure finale.
Cela permet de conserver le travail de coordination au même endroit tout en évitant un sondage public où chacun peut vérifier la disponibilité de chacun.
Participants communs au comité
People commonly involved in this kind of meeting include:
- Président du comité
- Membres du comité
- Responsable du personnel
- Secrétaire ou coordinateur
- Conseiller externe
- Participant invité
Bon choix pour les réunions de comité où
- Une personne est responsable de la collecte des réponses et du réglage de l'heure
- Les membres requis doivent être vérifiés avant que la réunion ne soit considérée comme confirmée.
- Les participants ne devraient pas avoir à se soumettre à une grille de vote rigide
- La disponibilité doit rester privée pour l'organisateur
- Le personnel, les conseillers ou les participants invités devront peut-être être inclus parmi les membres.
Ce que l'organisateur peut garder sous contrôle
L'organisateur peut inviter les bonnes personnes, rassembler les réponses en un seul endroit et éviter de traiter un moment comme définitif alors qu'il manque encore des réponses importantes. Cela est important pour les commissions où les présences ne sont pas interchangeables et où une personne manquante peut bloquer la réunion.
AgreeOnTime est conçu pour ce flux de travail dirigé par l'organisateur : recueillir la disponibilité, comprendre les contraintes, puis confirmer le meilleur moment réalisable.
How it works
Four steps to schedule the meeting
02 Envoyer un lien privé
Partagez la page avec les membres, le président, le personnel, les conseillers ou les participants invités.
03 Collecter les réponses utilisables
Les participants décrivent ce qui fonctionne dans un langage simple au lieu de voter selon une grille de créneaux précis.
04 Confirmer une heure réaliste
Vérifiez qui a répondu, qui est toujours porté disparu et à quelle heure peut réellement fonctionner avant d'envoyer la confirmation finale.
Questions courantes sur la planification des réunions de comité
Les membres du comité peuvent-ils voir la disponibilité de chacun ?
Non. Les réponses des participants sont privées pour l'organisateur, la page ne devient donc pas un tableau de disponibilité publique.
Les membres du comité ont-ils besoin d’un compte ?
Non. Les participants vérifient leur adresse e-mail pour cette réunion et répondent depuis la page de la réunion.
Est-ce utile lorsque certains membres sont requis ?
Oui. L'organisateur peut voir qui a répondu et éviter de confirmer une heure avant que les personnes requises n'aient répondu.
Le secrétaire ou le responsable du personnel peut-il gérer la planification ?
Oui. AgreeOnTime est conçu pour la planification dirigée par l'organisateur, de sorte qu'un secrétaire, un coordinateur, un responsable du personnel ou un président peut recueillir les réponses et gérer la décision.
Des conseillers extérieurs ou des invités peuvent-ils être inclus ?
Oui. Vous pouvez inclure des membres de comité, du personnel, des conseillers externes et des participants invités dans le même flux de planification.
Pourquoi ne pas utiliser une grille de vote ?
Les grilles de vote peuvent devenir bruyantes lorsque les participants ont une disponibilité conditionnelle ou lorsque les réponses doivent rester privées. Les réponses en langage simple donnent des contraintes à l'organisateur sans obliger tout le monde à travailler sur une longue liste de créneaux horaires.
Planifiez votre prochaine réunion de comité sans vous précipiter
Créez une page de réunion privée, collectez la disponibilité utilisable des personnes importantes et confirmez une heure réaliste avec moins de suivi manuel.
Créer une réunion de comité gratuite