Hilfe

AgreeOnTime hilft einem Organisator, einen Besprechungstermin zu finden, der für mehrere Personen passt.

Der Organisator erstellt eine private Besprechungsseite und lädt die Teilnehmer ein. Jeder Teilnehmer beschreibt in normaler Sprache, was für ihn passt. Der Organisator kann dann sehen, welche Zeiten funktionieren, wer geantwortet hat und was noch Aufmerksamkeit erfordert.

AgreeOnTime ist für einmalige Besprechungen mit mehreren Personen konzipiert. Es ist keine persönliche Terminbuchungsseite oder ein freigegebener Kalender.

Nein. AgreeOnTime funktioniert in Ihrem Webbrowser.

Öffnen Sie den Besprechungslink oder Link zum Organisatorbereich, den Sie erhalten haben. Sie müssen keine Anwendung oder Browser-Erweiterung installieren.

Sie müssen kein normales passwortgeschütztes Konto erstellen.

AgreeOnTime verifiziert den Zugriff, indem ein Code an Ihre E-Mail-Adresse gesendet wird. Der Zugriff wird separat für die Besprechungen gewährt, die mit dieser E-Mail-Adresse verknüpft sind.

Ja. Die Teilnehmer müssen nicht demselben Unternehmen angehören oder Kalender freigeben.

Der Organisator sendet allen den privaten Besprechungslink. Jeder Teilnehmer verifiziert seine eigene E-Mail und antwortet separat.

AgreeOnTime erfordert derzeit keine Verbindung zu Ihrem Kalender und liest diesen auch nicht automatisch aus.

Prüfen Sie Ihren Kalender, bevor Sie antworten, und beschreiben Sie dann die Daten und Zeiten, die für Sie passen.

1. Wählen Sie Besprechung erstellen.
2. Geben Sie einen klaren Besprechungstitel ein.
3. Legen Sie die Besprechungsdauer fest.
4. Wählen Sie die möglichen Daten und das tägliche Zeitfenster.
5. Fügen Sie die Teilnehmer hinzu.
6. Markieren Sie alle Personen, deren Teilnahme unbedingt erforderlich ist, als erforderlich.
7. Erstellen Sie die Besprechung.
8. Verifizieren Sie Ihre Organisator-E-Mail, um den Organisatorbereich zu öffnen und die Besprechung zu aktivieren.

Tipp: Verwenden Sie einen Titel, den die Teilnehmer wiedererkennen, wie z. B. "Mediation Familie Schmidt" oder "Vorstandssitzung August".

Ein erforderlicher Teilnehmer ist jemand, der teilnehmen können muss, bevor die Besprechung bestätigt werden kann.

Ein optionaler Teilnehmer sollte nicht verhindern, dass die Besprechung stattfindet, wenn die erforderlichen Teilnehmer eine passende Zeit haben.

Markieren Sie nur wirklich unverzichtbare Personen als erforderlich. Wenn Sie jeden als erforderlich markieren, kann es schwieriger sein, eine gemeinsame Zeit zu finden.

Die E-Mail-Verifizierung schützt den privaten Organisatorbereich und beweist, dass Sie Kontrolle über die E-Mail-Adresse des Organisators haben.

Die Besprechung wird für die Teilnehmer erst verfügbar, nachdem der Organisator die Verifizierung abgeschlossen und sie aktiviert hat.

1. Öffnen Sie den Organisatorbereich der Besprechung.
2. Suchen Sie den Link für die Besprechungsteilnehmer.
3. Kopieren Sie den Link.
4. Senden Sie ihn über Ihre normale E-Mail, eine Messaging-Anwendung oder eine andere vertrauenswürdige Kommunikationsmethode.
5. Bitten Sie die Teilnehmer, die E-Mail-Adresse zu verwenden, die Sie der Besprechung hinzugefügt haben.

Der kostenlose Tarif enthält den vollständigen Kern-Ablauf der Terminplanung, aber der Organisator sendet die erste Einladung manuell.

Vom System gesendete Ersteinladungen sind in den kostenpflichtigen Tarifen verfügbar.

1. Öffnen Sie den Organisatorbereich der Besprechung.
2. Überprüfen Sie die E-Mail-Adressen der Teilnehmer.
3. Wählen Sie die Option zum Senden der vorgefertigten Einladungen.
4. Überprüfen Sie den Status der Teilnehmer, um zu sehen, welche Einladungsaktionen noch verfügbar sind.

Nachrichten zur Nachverfolgung (Follow-up), nachdem ein Teilnehmer seine E-Mail verifiziert und Besprechungs-Updates akzeptiert hat, sind von der kostenpflichtigen Funktion für Ersteinladungen getrennt.

Ja.

Öffnen Sie den Teilnehmerbereich des Organisatorbereichs. Verwenden Sie die Aktion "Teilnehmer hinzufügen", um eine weitere Person aufzunehmen, oder die Aktion "Entfernen" neben einem Teilnehmer, der nicht mehr berücksichtigt werden soll.

Überprüfen Sie nach dem Ändern der Teilnehmerliste, welche Personen als "erforderlich" markiert sind.

Die Antwortfrist teilt den Teilnehmern mit, bis wann Sie deren Verfügbarkeit bevorzugt erhalten möchten.

Es handelt sich um eine weiche Frist. Teilnehmer können auch nach dem angezeigten Datum noch antworten.

Beginnen Sie mit dem Bereich Nächster Schritt. Er zeigt die wichtigste Aktion für die Besprechung.

Die Teilnehmerliste zeigt dann den Status jeder Person an, wie zum Beispiel:

• Hat den Link noch nicht geöffnet
• Hat den Link geöffnet, aber die E-Mail noch nicht verifiziert
• Verifiziert, hat aber noch nicht geantwortet
• Hat geantwortet
• Mehr Verfügbarkeit wird benötigt
• Hat die endgültige Zeit bestätigt

Behandeln Sie nicht jeden ausstehenden Status als dasselbe Problem. Jemand, der nicht geantwortet hat, benötigt eine Erinnerung. Jemand, der bereits geantwortet hat, aber nur eingeschränkte Verfügbarkeit angegeben hat, benötigt eventuell eine gezielte Bitte um weitere Zeiten.

1. Öffnen Sie den vom Organisator gesendeten Besprechungslink.
2. Geben Sie die E-Mail-Adresse ein, die der Organisator für Sie verwendet hat.
3. Fordern Sie den Verifizierungscode an.
4. Öffnen Sie die E-Mail zur Verifizierung.
5. Geben Sie den Code auf der Besprechungseite ein.
6. Beschreiben Sie die Daten und Zeiten, die für Sie passen.
7. Senden Sie Ihre Antwort ab.

Ihre E-Mail-Adresse muss bereits in der Besprechung hinterlegt sein. Wenn auf der Seite steht, dass Ihre E-Mail-Adresse nicht erkannt wird, wenden Sie sich an den Organisator und bitten Sie ihn, die eingegebene Adresse zu überprüfen.

Schreiben Sie in ganz normaler Sprache auf, was für Sie passt. Sie müssen nicht jeden einzelnen möglichen Termin auflisten.

Gute Beispiele:

• "Dienstag nach 15 Uhr."
• "Nächste Woche jeden Vormittag außer Donnerstag."
• "Mittwoch passt, wenn die Besprechung bis 17 Uhr endet."
• "Montag von 10:00 bis 12:00 Uhr oder Freitag nach 14:00 Uhr."
• "Am Dienstag bin ich nicht verfügbar."

Geben Sie genaue Daten an, wenn ein Wochentag unklar sein könnte. Fügen Sie Ihre Zeitzone hinzu, wenn die Teilnehmer an verschiedenen Orten sind.

Ja. Nennen Sie die Bedingung einfach klar.

Beispiele:

• "Mittwoch geht nur, wenn wir vor 17 Uhr fertig sind."
• "Freitagvormittag klappt vielleicht, aber ich muss erst noch einen anderen Termin bestätigen."
• "Montag nach 14 Uhr klappt wahrscheinlich."

Das System bittet Sie eventuell darum, die erfassten Angaben zu überprüfen oder klarzustellen, falls Ihre Antwort unsicher formuliert ist.

1. Öffnen Sie denselben Besprechungslink.
2. Verifizieren Sie Ihre E-Mail erneut, falls Sie dazu aufgefordert werden.
3. Überprüfen Sie die aktuell angezeigte Verfügbarkeit.
4. Ersetzen oder bearbeiten Sie den Text.
5. Senden Sie die aktualisierte Antwort ab.

Die gespeicherte Verfügbarkeit bleibt sichtbar, sodass Sie diese später überprüfen und ändern können.

Antworten Sie nur dann per E-Mail, wenn die Nachricht von AgreeOnTime ausdrücklich besagt, dass eine Antwort per E-Mail akzeptiert wird.

Die Antwortadresse ist mit einem Teilnehmer und einer Besprechung verknüpft. Schreiben Sie keine neue E-Mail und kopieren Sie die Antwortadresse nicht in eine andere Nachricht.

Wenn die E-Mail Antworten nicht ausdrücklich unterstützt, verwenden Sie stattdessen den Besprechungslink. E-Mail-Antworten ersetzen nicht die E-Mail-Verifizierung.

Sie haben bereits geantwortet, aber die Zeiten in Ihrer Antwort ermöglichen derzeit keine passende Besprechungszeit mit den anderen erforderlichen Teilnehmern.

Öffnen Sie die Besprechung und fügen Sie weitere Daten oder Zeiten hinzu, die funktionieren könnten. Sie müssen Ihre ursprüngliche Verfügbarkeit nicht entfernen, es sei denn, sie ist nicht mehr korrekt.

Nein. Die Antworten der Teilnehmer sind privat.

Sie können die Besprechungsdetails, Ihre eigene Verfügbarkeit, Ihren eigenen Status und die endgültige Zeit sehen, die Sie bestätigen müssen. Sie können andere Teilnehmer, deren Antworten oder deren Bestätigungsstatus nicht sehen. Nur der Organisator kann den vollständigen Planungsstatus einsehen.

Alle für die Besprechung erforderlichen Teilnehmer haben geantwortet, aber deren aktuelle Verfügbarkeiten weisen keine einzige exakte Besprechungszeit auf, die für alle passt.

Das bedeutet nicht, dass die Besprechung gescheitert ist. Der Organisator hat drei Optionen:

1. Die naheliegendsten brauchbaren Alternativen prüfen.
2. Einen oder mehrere Teilnehmer um zusätzliche Verfügbarkeit bitten.
3. Die Besprechungsdaten, das Zeitfenster, die Dauer oder die erforderlichen Teilnehmer ändern.

Der Organisatorbereich leitet Sie bereits durch diesen dreistufigen Lösungsweg.

Eine am ehesten passende Zeit funktioniert für die meisten der erforderlichen Teilnehmer, aber nicht für alle.

Nutzen Sie diese, um den geringsten Konflikt zu identifizieren. Der Organisatorbereich zeigt eventuell an, welche Person zusätzliche Verfügbarkeit hinzufügen müsste, damit diese Zeit funktioniert.

Eine am ehesten passende Zeit ist kein bestätigter Besprechungstermin.

"Blockieren" bedeutet, dass die aktuelle Verfügbarkeit eines erforderlichen Teilnehmers verhindert, dass die vorgeschlagene Zeit für alle funktioniert.

Es bedeutet nicht, dass der Teilnehmer etwas falsch gemacht hat. Es zeigt lediglich auf, wo zusätzliche Verfügbarkeit oder eine Entscheidung des Organisators erforderlich ist.

Prüfen Sie zuerst deren Status im Organisatorbereich.

• Hat den Link noch nicht geöffnet: Senden Sie den Besprechungslink erneut und stellen Sie sicher, dass Sie die richtige E-Mail-Adresse verwendet haben.
• Geöffnet, aber nicht verifiziert: Bitten Sie die Person, die E-Mail-Verifizierung abzuschließen.
• Verifiziert, aber nicht geantwortet: Bitten Sie die Person, zur Besprechung zurückzukehren und ihre Verfügbarkeit einzureichen.
• Kann keine Nachverfolgungs-E-Mails empfangen: Kontaktieren Sie die Person außerhalb von AgreeOnTime.

AgreeOnTime kann Ihnen helfen, Personen zu identifizieren, die noch nicht geantwortet haben, aber es kann nicht garantieren, dass jede Person antwortet.

Der Organisator kann einen Kandidaten auswählen, sobald die erforderlichen Antworten eine funktionierende Zeit bieten.

Die Auswahl eines Kandidaten startet den endgültigen Bestätigungsschritt. Sie macht die Besprechung nicht sofort endgültig bestätigt.

1. Öffnen Sie die endgültige Bestätigungsanfrage.
2. Überprüfen Sie das vorgeschlagene Datum und die Uhrzeit.
3. Wählen Sie Bestätigen (Confirm), wenn Sie teilnehmen können.
4. Wählen Sie Ablehnen (Decline), wenn Sie nicht teilnehmen können.

Verwenden Sie die auf der Seite oder in der unterstützten Bestätigungsnachricht angezeigte Bestätigungsaktion. Gehen Sie nicht davon aus, dass eine normale E-Mail-Antwort ausreicht.

Die Besprechung ist erst dann bestätigt, wenn alle erforderlichen Teilnehmer die vom Organisator ausgewählte Zeit ausdrücklich bestätigt haben.

Der Ablauf einer Frist führt nicht zu einer stillschweigenden Bestätigung der Besprechung. Wenn ein erforderlicher Teilnehmer ablehnt oder nicht bestätigt, muss der Organisator entscheiden, was als Nächstes zu tun ist.

1. Stellen Sie sicher, dass die auf der Seite angezeigte E-Mail-Adresse korrekt ist.
2. Überprüfen Sie Ihre Ordner für Spam, Junk, Werbung und andere Filter.
3. Durchsuchen Sie Ihr Postfach nach "AgreeOnTime".
4. Kehren Sie zur Besprechungseite zurück und fordern Sie den Code erneut an.
5. Stellen Sie sicher, dass Ihr Postfach nicht voll ist und neue Nachrichten empfangen kann.

Wenn die Adresse falsch ist, wählen Sie E-Mail ändern (Change email) und geben Sie die Adresse ein, die der Organisator für die Besprechung verwendet hat.

Wenn nach Wiederholung dieser Schritte keine Nachricht eingeht, wenden Sie sich an den Support.

1. Stellen Sie sicher, dass Sie den Code für dieselbe Besprechung und E-Mail-Adresse eingeben.
2. Verwenden Sie die neueste Verifizierungs-E-Mail.
3. Laden Sie die Besprechungseite neu.
4. Fordern Sie einen neuen Code an, wenn die Seite diese Option anbietet.
5. Geben Sie den neuen Code ohne Leerzeichen davor oder danach ein.

Senden Sie Ihren Verifizierungscode niemals an den Organisator oder an den Support.

Laden Sie die Seite neu und fahren Sie mit der E-Mail-Verifizierung fort.

AgreeOnTime kann einen aktuellen Verifizierungscode senden oder wiederverwenden, wenn der geschützte Zugriff abgelaufen ist. Die Nachricht über die abgelaufene Sitzung sollte als normaler Schritt zur Wiederherstellung des Zugriffs betrachtet werden und nicht als dauerhafter Fehler.

Stellen Sie sicher, dass der gesamte Link in den Browser kopiert wurde. Private Besprechungslinks funktionieren manchmal nicht mehr, wenn ein E-Mail-Programm den Link über mehrere Zeilen umbricht.

Bearbeiten oder kürzen Sie den Link nicht.

Bitten Sie den Organisator, den Teilnehmerlink erneut direkt aus dem Organisatorbereich zu kopieren. Bitten Sie den Organisator nicht, Ihnen seinen privaten Link zum Organisatorbereich zu senden.

Möglicherweise hat der Organisator die Organisator-Verifizierung noch nicht abgeschlossen und die Besprechung noch nicht aktiviert.

Kontaktieren Sie den Organisator und bitten Sie ihn, seinen Organisatorbereich zu öffnen und den Verifizierungsschritt abzuschließen. Teilnehmer können keine Verfügbarkeit angeben, bevor die Besprechung live geschaltet ist.

Geben Sie die genaue E-Mail-Adresse ein, die der Organisator der Besprechung hinzugefügt hat.

Häufige Ursachen sind:

• Verwendung einer privaten Adresse anstelle einer geschäftlichen Adresse
• ein Tippfehler in der Adresse
• Verwendung eines E-Mail-Alias, den der Organisator nicht hinzugefügt hat
• der Organisator hat den Teilnehmer entfernt oder ersetzt

Bitten Sie den Organisator, die Teilnehmerliste zu überprüfen. Der Support sollte ohne Anweisung des Organisators keine Person zu einer privaten Besprechung hinzufügen.

Verwenden Sie den Link E-Mail-Einstellungen verwalten (Manage email preferences) in einer Besprechungs-E-Mail, um nicht unbedingt erforderliche Nachverfolgungsnachrichten für diese Besprechung abzubestellen.

Verifizierungs- und Sicherheits-E-Mails sind von optionalen Besprechungs-Nachverfolgungsnachrichten getrennt.

Auch nachdem die Nachverfolgung deaktiviert wurde, kann der Organisator Sie außerhalb von AgreeOnTime kontaktieren.

Der Organisator kann die Status und die Verfügbarkeit der Teilnehmer sehen, die zur Koordination der Besprechung benötigt werden.

Andere Teilnehmer können Ihre Verfügbarkeit, Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Antwortstatus oder Ihren Bestätigungsstatus nicht sehen.

Teilen Sie Teilnehmerlinks nur mit Personen, die tatsächlich zu dieser Besprechung eingeladen sind.

Veröffentlichen Sie niemals einen privaten Besprechungslink oder den Link zum Organisatorbereich auf einer öffentlichen Website oder in sozialen Netzwerken.

Der Link zum Organisatorbereich ist vom Teilnehmerlink getrennt und sollte vertraulich behandelt werden.

Nein.

Ein Verifizierungscode belegt den Zugriff auf Ihre E-Mail-Adresse. Der Support von AgreeOnTime und Organisatoren von Besprechungen benötigen diesen Code nicht.

Nein. AgreeOnTime erfasst nur die Verfügbarkeit, die Teilnehmer selbst für die Besprechung angeben.

Teilnehmer erhalten keinen Zugriff auf den Kalender oder die Antworten anderer Personen.

Der kostenlose Tarif enthält den Kern-Ablauf der Terminplanung:

• Besprechungen erstellen
• Teilnehmerlinks manuell teilen
• Teilnehmer per E-Mail verifizieren
• Verfügbarkeiten erfassen
• Nutzung des Organisatorbereichs
• Planungsstatus und Aufmerksamkeitshinweise erhalten
• weitere Verfügbarkeit von berechtigten Teilnehmern anfordern

Der kostenlose Tarif erlaubt derzeit bis zu 10 Besprechungserstellungen pro Tag für jede Organisator-Identität.

Die wichtigste kostenpflichtige Funktion ist die Möglichkeit, dass AgreeOnTime die ersten Einladungen an die Teilnehmer im Namen des Organisators versendet.

Kostenpflichtige Tarife können auch Organisator-Branding und E-Mail-Anpassungen enthalten.

Vom System gesendete Einladungen sind in kostenpflichtigen Tarifen verfügbar.

Dies bedeutet nicht, dass jeglicher E-Mail-Verkehr mit Teilnehmern kostenpflichtig ist. Viele workflowbezogene Nachrichten bleiben verfügbar, sobald ein Teilnehmer seine E-Mail verifiziert und den Erhalt von Nachverfolgungsnachrichten akzeptiert hat.

Nein. Teilnehmer benötigen keinen kostenpflichtigen Tarif.

Die Abrechnung erfolgt ausschließlich über den Organisator.

1. Gehen Sie zurück zu den Einstellungen.
2. Laden Sie die Seite neu.
3. Stellen Sie sicher, dass Sie dieselbe Organisator-E-Mail-Adresse für die Besprechung und den Kauf verwendet haben.
4. Überprüfen Sie, ob auf der Seite eine Meldung über eine ausstehende Aktivierung angezeigt wird.
5. Wenn der kostenpflichtige Tarif weiterhin nicht aktiv ist, wenden Sie sich an den Support und geben Sie die E-Mail-Adresse des Organisators sowie die Belegnummer der Zahlung an.

Geben Sie keine vollständigen Kreditkartendaten oder Zahlungsinformationen an.

Das System aktiviert den kostenpflichtigen Zugriff anhand der signierten Benachrichtigung des Zahlungsanbieters, weshalb der Tarif nach dem Bezahlvorgang kurzzeitig als ausstehend angezeigt werden kann.