Ayuda

AgreeOnTime ayuda a una persona organizadora a encontrar una hora de reunión que funcione para varias personas.

La persona organizadora crea una página privada de la reunión e invita a los participantes. Cada participante describe en lenguaje normal qué horarios le sirven. Después, la persona organizadora puede ver qué horarios funcionan, quién ha respondido y qué aspectos aún requieren atención.

AgreeOnTime está diseñado para reuniones puntuales con varias personas. No es una página personal de reserva de citas ni un calendario compartido.

No. AgreeOnTime funciona en tu navegador web.

Abre el enlace de la reunión o del panel de control que recibiste. No necesitas instalar ninguna aplicación ni extensión del navegador.

No necesitas crear una cuenta convencional con contraseña.

AgreeOnTime verifica el acceso enviando un código a tu dirección de correo electrónico. El acceso se concede por separado para las reuniones asociadas a esa dirección.

Sí. Los participantes no tienen que pertenecer a la misma empresa ni compartir calendarios.

La persona organizadora envía a todos el enlace privado de la reunión. Cada participante verifica su propio correo electrónico y responde por separado.

Actualmente, AgreeOnTime no requiere acceso a tu calendario ni lo lee automáticamente.

Consulta tu calendario antes de responder y, después, describe las fechas y horas que te sirven.

1. Selecciona Crear reunión.
2. Introduce un título claro para la reunión.
3. Define la duración de la reunión.
4. Elige las fechas posibles y la franja horaria diaria.
5. Añade a los participantes.
6. Marca como obligatoria a cualquier persona cuya asistencia sea esencial.
7. Crea la reunión.
8. Verifica tu correo electrónico de organizador para abrir el panel de control y activar la reunión.

Consejo: Usa un título que los participantes reconozcan, como "Programación de la mediación Smith" o "Reunión de la junta de agosto".

Un participante obligatorio es una persona que debe poder asistir antes de que se pueda confirmar la reunión.

Un participante opcional no debe impedir que la reunión avance cuando los participantes obligatorios tengan un horario viable.

Marca como obligatorias solo a las personas realmente esenciales. Marcar a todos como obligatorios puede dificultar encontrar un horario común.

La verificación del correo electrónico protege el panel de control privado de la persona organizadora y demuestra que controlas la dirección de correo del organizador.

La reunión pasa a estar disponible para los participantes cuando la persona organizadora completa la verificación y la activa.

1. Abre el panel de control de la reunión.
2. Busca el enlace de la reunión para participantes.
3. Copia el enlace.
4. Envíalo mediante tu correo electrónico habitual, una aplicación de mensajería u otro método de comunicación de confianza.
5. Indica a los participantes que usen la dirección de correo electrónico que añadiste a la reunión.

El plan gratuito incluye el flujo completo de programación básico, pero la persona organizadora envía manualmente la primera invitación.

Las primeras invitaciones enviadas por el sistema están disponibles en los planes de pago.

1. Abre el panel de control de la reunión.
2. Revisa las direcciones de correo electrónico de los participantes.
3. Selecciona la opción para enviar las invitaciones preparadas.
4. Comprueba los estados de los participantes para ver qué acciones de invitación siguen disponibles.

Los mensajes de seguimiento posteriores a la verificación del correo electrónico y a la aceptación de actualizaciones de la reunión por parte de un participante son independientes de la función de pago para enviar la primera invitación.

Sí.

Abre la sección de participantes del panel de control de la persona organizadora. Usa la acción para añadir participantes si quieres incluir a otra persona, o la acción para eliminar junto a quien ya no deba estar incluido.

Después de cambiar la lista de participantes, revisa qué personas están marcadas como obligatorias.

El plazo de respuesta (fecha límite de respuesta) indica a los participantes cuándo prefieres recibir su disponibilidad.

Es un plazo orientativo. Los participantes pueden responder incluso después de la fecha mostrada.

Empieza por la sección Siguiente acción Esta sección muestra la acción más importante para la reunión.

Después, la lista de participantes muestra el estado de cada persona, por ejemplo:

• No ha abierto el enlace
• Abrió el enlace, pero no verificó su correo electrónico
• Verificó su correo, pero no respondió
• Respondió
• Se necesita más disponibilidad
• Confirmó la hora definitiva

No trates todos los estados pendientes como si fueran el mismo problema. Quien no haya respondido necesita un recordatorio. Quien ya haya respondido, pero tenga disponibilidad limitada, puede necesitar una solicitud específica para indicar más horarios.

1. Abre el enlace de la reunión enviado por la persona organizadora.
2. Introduce la dirección de correo electrónico que la persona organizadora usó para ti.
3. Solicita el código de verificación código de verificación.
4. Abre el correo electrónico de verificación.
5. Introduce el código en la página de la reunión.
6. Describe las fechas y horas que te sirven.
7. Envía tu respuesta.

Tu dirección de correo electrónico ya debe estar incluida en la reunión. Si la página indica que no reconoce tu dirección, contacta con la persona organizadora y pídele que compruebe la dirección que introdujo.

Escribe en lenguaje normal qué horarios te sirven. No tienes que enumerar todas las franjas posibles.

Ejemplos adecuados:

• "El martes después de las 15:00."
• "Cualquier mañana de la próxima semana excepto el jueves."
• "El miércoles me sirve si la reunión termina antes de las 17:00."
• "El lunes de 10:00 a 12:00 o el viernes después de las 14:00."
• "No estoy disponible el martes."

Incluye las fechas cuando el día de la semana pueda resultar ambiguo. Incluye tu zona horaria cuando los participantes estén en lugares diferentes.

Sí. Explica claramente la condición.

Ejemplos:

• "El miércoles me sirve solo si terminamos antes de las 17:00."
• "El viernes por la mañana podría servirme, pero tengo que confirmar otra cita."
• "Probablemente puedo el lunes después de las 14:00."

El sistema puede pedirte que revises o aclares lo que ha entendido cuando tu respuesta sea incierta.

1. Abre el mismo enlace de la reunión.
2. Vuelve a verificar tu correo electrónico si se te solicita.
3. Revisa la disponibilidad que se muestra actualmente.
4. Sustituye o edita el texto.
5. Envía la respuesta actualizada.

La disponibilidad guardada permanece visible para que puedas revisarla y cambiarla más adelante.

Responde por correo electrónico solo cuando el mensaje de AgreeOnTime indique expresamente que se acepta una respuesta por correo.

La dirección de respuesta está vinculada a un participante y a una reunión. No inicies un correo nuevo ni copies la dirección de respuesta en otro mensaje.

Cuando el correo no admita respuestas de forma explícita, usa el enlace de la reunión. Las respuestas por correo no sustituyen la verificación del correo electrónico.

Ya has respondido, pero los horarios de tu respuesta no generan actualmente una hora de reunión viable con los demás participantes obligatorios.

Abre la reunión y añade cualquier otra fecha u hora que pudiera servirte. No tienes que eliminar tu disponibilidad original, salvo que ya no sea correcta.

No. Las respuestas de los participantes son privadas.

Puedes ver los detalles de la reunión, tu propia disponibilidad, tu estado y cualquier hora definitiva que debas confirmar. No puedes ver a los demás participantes, sus respuestas ni si han confirmado. La persona organizadora puede ver el estado completo de la programación.

Todas las personas obligatorias para la reunión han respondido, pero su disponibilidad actual no contiene una hora exacta que funcione para todas.

Esto no significa que la reunión haya fracasado. La persona organizadora tiene tres opciones:

1. Revisar los alternativas viables más cercanas.
2. Pedir más disponibilidad a uno o varios participantes.
3. Cambiar las fechas, la franja horaria, la duración o los participantes obligatorios de la reunión.

El panel de control ya sigue este proceso de recuperación de tres pasos.

Un alternativa viable más cercana funciona para la mayoría de los participantes obligatorios, pero no para todos.

Úsalo para identificar el conflicto más pequeño. El panel de control puede mostrar qué persona tendría que añadir disponibilidad para que ese horario funcione.

Un alternativa viable más cercana no es una hora de reunión confirmada.

Un conflicto que impide la selección significa que la disponibilidad actual de un participante obligatorio impide que la hora propuesta funcione para todos.

No significa que el participante haya hecho algo mal. Indica dónde se necesita más disponibilidad o una decisión de la persona organizadora.

Primero, comprueba su estado en el panel de control.

• No ha abierto el enlace: Vuelve a enviar el enlace de la reunión y confirma que usaste la dirección de correo correcta.
• Abrió el enlace, pero no verificó el correo: Pídele que complete la verificación del correo electrónico.
• Verificó el correo, pero no respondió: Pídele que vuelva a la reunión y envíe su disponibilidad.
• No puede recibir correos de seguimiento: Contacta con esa persona fuera de AgreeOnTime.

AgreeOnTime puede ayudar a identificar a quienes no responden, pero no puede garantizar que todas las personas respondan.

La persona organizadora puede elegir una opción cuando las respuestas obligatorias proporcionen un horario viable.

Elegir una opción inicia el paso de confirmación final. No confirma inmediatamente la reunión.

1. Abre la solicitud de confirmación final.
2. Revisa la fecha y la hora propuestas.
3. Selecciona Confirmar si puedes asistir.
4. Selecciona Rechazar si no puedes asistir.

Usa la acción de confirmación que aparece en la página o en el mensaje de confirmación compatible. No des por hecho que basta con una respuesta normal por correo electrónico.

La reunión solo queda confirmada después de que todos los participantes obligatorios confirmen expresamente la hora seleccionada por la persona organizadora.

El vencimiento de un plazo no confirma la reunión de forma automática. Si un participante obligatorio rechaza la hora o no la confirma, la persona organizadora debe decidir qué hacer a continuación.

1. Confirma que la dirección de correo electrónico mostrada en la página sea correcta.
2. Revisa las carpetas de spam, correo no deseado, promociones y mensajes filtrados.
3. Busca "AgreeOnTime" en tu buzón.
4. Vuelve a la página de la reunión y solicita de nuevo el código.
5. Asegúrate de que tu buzón no esté lleno y pueda recibir mensajes nuevos.

Si la dirección es incorrecta, selecciona Cambiar correo electrónico e introduce la dirección que la persona organizadora usó para la reunión.

Si no llega ningún mensaje después de repetir estos pasos, contacta con soporte.

1. Confirma que estás introduciendo el código para la misma reunión y dirección de correo electrónico.
2. Usa el correo de verificación más reciente.
3. Vuelve a cargar la página de la reunión.
4. Solicita un código nuevo cuando la página ofrezca esa opción.
5. Introduce el código nuevo sin espacios antes ni después.

Nunca envíes tu código de verificación a la persona organizadora ni a soporte.

Vuelve a cargar la página y continúa con la verificación del correo electrónico.

AgreeOnTime puede enviar o reutilizar un código de verificación vigente cuando haya caducado el acceso protegido. El mensaje de sesión caducada debe tratarse como un paso normal para recuperar el acceso, no como un error permanente.

Comprueba que se haya copiado el enlace completo en el navegador. Los enlaces privados de reunión pueden dejar de funcionar cuando una aplicación de correo divide el enlace en varias líneas.

No edites ni acortes el enlace.

Pide a la persona organizadora que vuelva a copiar el enlace para participantes directamente desde el panel de control. No le pidas que te envíe su enlace privado del panel de control.

Es posible que la persona organizadora no haya completado su verificación ni activado la reunión.

Contacta con la persona organizadora y pídele que abra su panel de control y complete el paso de verificación. Los participantes no pueden enviar su disponibilidad antes de que la reunión esté activa.

Introduce exactamente la dirección de correo electrónico que la persona organizadora añadió a la reunión.

Las causas habituales incluyen:

• usar una dirección personal en lugar de una dirección de trabajo
• un error ortográfico en la dirección
• usar un alias de correo que la persona organizadora no añadió
• que la persona organizadora haya eliminado o sustituido al participante

Pide a la persona organizadora que compruebe la lista de participantes. Soporte no debe añadir a nadie a una reunión privada sin instrucciones de la persona organizadora.

Usa Administrar preferencias de correo electrónico en un correo de la reunión para dejar de recibir mensajes de seguimiento no esenciales de esa reunión.

Los correos de verificación y seguridad son independientes de los mensajes opcionales de seguimiento de la reunión.

Después de desactivar el seguimiento, la persona organizadora aún puede contactar contigo fuera de AgreeOnTime.

La persona organizadora puede ver los estados y la disponibilidad de los participantes necesarios para coordinar la reunión.

Los demás participantes no pueden ver tu disponibilidad, tu dirección de correo electrónico, el estado de tu respuesta ni el estado de tu confirmación.

Comparte los enlaces para participantes solo con las personas invitadas a esa reunión.

Nunca publiques un enlace privado de reunión ni un enlace del panel de control de la persona organizadora en un sitio web público o una red social.

El enlace del panel de control de la persona organizadora es distinto del enlace para participantes y debe tratarse como privado.

No.

Un código de verificación demuestra el acceso a tu dirección de correo electrónico. Ni el soporte de AgreeOnTime ni las personas organizadoras de reuniones deberían necesitar el código.

No. AgreeOnTime solo recopila la disponibilidad que los participantes deciden proporcionar para la reunión.

Los participantes no obtienen acceso al calendario ni a las respuestas de otra persona.

El plan gratuito incluye el flujo básico de programación:

• crear reuniones
• compartir manualmente enlaces para participantes
• verificar a los participantes por correo electrónico
• recopilar disponibilidad
• usar el panel de control de la persona organizadora
• recibir información sobre el estado de la programación y los aspectos que requieren atención
• solicitar más disponibilidad a los participantes que puedan proporcionarla

Actualmente, el plan gratuito permite crear hasta 10 reuniones al día por cada identidad de organizador.

La principal función de pago permite que AgreeOnTime envíe las primeras invitaciones a los participantes en nombre de la persona organizadora.

Los planes de pago también pueden incluir la marca de la persona organizadora y la personalización de los correos electrónicos.

Las invitaciones enviadas por el sistema están disponibles en los planes de pago.

No indiques que todos los correos para participantes son de pago. Muchos mensajes del flujo siguen disponibles después de que un participante verifica su correo electrónico y acepta los mensajes de seguimiento.

No. Los participantes no necesitan un plan de pago.

La facturación corresponde a la persona organizadora.

1. Vuelve a Configuración.
2. Vuelve a cargar la página.
3. Confirma que usaste la misma dirección de correo electrónico de organizador para la reunión y para la compra.
4. Comprueba si la página muestra un mensaje de activación pendiente.
5. Si el plan de pago sigue sin estar activo, contacta con soporte e incluye el correo electrónico del organizador y el número del recibo de pago.

No incluyas los datos completos de la tarjeta de pago.

El sistema activa el acceso de pago a partir de la notificación firmada del proveedor de pagos, por lo que el plan puede aparecer brevemente como pendiente después de finalizar la compra.