Aide

AgreeOnTime aide un organisateur à trouver un créneau de réunion qui convient à plusieurs personnes.

L'organisateur crée une page de réunion privée et invite les participants. Chaque participant décrit ses disponibilités en langage naturel. L'organisateur peut ensuite voir quels créneaux conviennent, qui a répondu et ce qui nécessite encore de l'attention.

AgreeOnTime est conçu pour des réunions ponctuelles impliquant plusieurs personnes. Ce n'est pas une page de prise de rendez-vous personnelle ni un calendrier partagé.

Non. AgreeOnTime fonctionne dans votre navigateur web.

Ouvrez le lien de la réunion ou du tableau de bord que vous avez reçu. Vous n'avez pas besoin d'installer d'application ni d'extension de navigateur.

Vous n'avez pas besoin de créer un compte avec mot de passe habituel.

AgreeOnTime vérifie l'accès en envoyant un code à votre adresse e-mail. L'accès est accordé séparément pour les réunions associées à cette adresse e-mail.

Oui. Les participants n'ont pas besoin d'appartenir à la même entreprise ni de partager leurs calendriers.

L'organisateur envoie le lien privé de la réunion à tout le monde. Chaque participant vérifie son propre e-mail et répond séparément.

AgreeOnTime ne requiert pas et ne lit pas automatiquement votre calendrier pour le moment.

Consultez votre calendrier avant de répondre, puis décrivez les dates et heures qui vous conviennent.

1. Sélectionnez Créer une réunion.
2. Saisissez un titre de réunion clair.
3. Définissez la durée de la réunion.
4. Choisissez les dates possibles et le créneau horaire quotidien.
5. Ajoutez les participants.
6. Marquez comme obligatoires les personnes dont la présence est essentielle.
7. Créez la réunion.
8. Vérifiez votre e-mail d'organisateur pour ouvrir le tableau de bord et activer la réunion.

Conseil : Utilisez un titre que les participants reconnaîtront, tel que "Planification de la médiation Smith" ou "Réunion du conseil d'administration d'août".

Un participant obligatoire est une personne qui doit être en mesure d'assister à la réunion pour que celle-ci puisse être confirmée.

Un participant optionnel ne doit pas empêcher la réunion d'avoir lieu lorsque les participants obligatoires ont trouvé un créneau compatible.

Ne marquez comme obligatoires que les personnes réellement indispensables. Marquer tout le monde comme obligatoire peut rendre plus difficile la recherche d'un créneau commun.

La vérification de l'e-mail protège le tableau de bord privé de l'organisateur et prouve que vous contrôlez l'adresse e-mail de l'organisateur.

La réunion devient accessible aux participants une fois que l'organisateur a terminé la vérification et l'a activée.

1. Ouvrez le tableau de bord de la réunion.
2. Trouvez le lien de réunion du participant.
3. Copiez le lien.
4. Envoyez-le en utilisant votre e-mail habituel, une application de messagerie ou tout autre moyen de communication de confiance.
5. Indiquez aux participants d'utiliser l'adresse e-mail que vous avez ajoutée à la réunion.

Le forfait gratuit inclut l'intégralité du processus de planification de base, mais l'organisateur envoie la première invitation manuellement.

L'envoi des premières invitations par le système est disponible avec les forfaits payants.

1. Ouvrez le tableau de bord de la réunion.
2. Vérifiez les adresses e-mail des participants.
3. Sélectionnez l'option pour envoyer les invitations pré-rédigées.
4. Vérifiez les statuts des participants pour voir quelles actions d'invitation sont encore disponibles.

Les messages de suivi après qu'un participant a vérifié son e-mail et accepté les mises à jour de la réunion sont distincts de la fonctionnalité payante d'envoi de la première invitation.

Oui.

Ouvrez la section des participants du tableau de bord de l'organisateur. Utilisez l'action d'ajout de participant pour inclure une autre personne, ou l'action de suppression à côté d'un participant qui ne doit plus être inclus.

Après avoir modifié la liste des participants, vérifiez quelles personnes sont marquées comme obligatoires.

La date limite de réponse indique aux participants quand vous souhaiteriez recevoir leurs disponibilités.

Il s'agit d'une date limite flexible. Les participants peuvent toujours répondre après la date affichée.

Commencez par la section Prochaine étape. Elle indique l'action la plus importante pour la réunion.

La liste des participants affiche ensuite l'état de chaque personne, tel que :

• N'a pas ouvert le lien
• A ouvert le lien mais n'a pas vérifié son e-mail
• A vérifié son e-mail mais n'a pas répondu
• A répondu
• Plus de disponibilités sont nécessaires
• A confirmé l'horaire confirmé

Ne traitez pas tous les statuts en attente de la même manière. Une personne qui n'a pas répondu a besoin d'un rappel. Une personne qui a déjà répondu mais dont les disponibilités sont limitées peut avoir besoin d'une demande spécifique pour proposer d'autres créneaux.

1. Ouvrez le lien de réunion envoyé par l'organisateur.
2. Saisissez l'adresse e-mail que l'organisateur a utilisée pour vous.
3. Demandez le code de vérification.
4. Ouvrez l'e-mail de vérification.
5. Saisissez le code sur la page de la réunion.
6. Décrivez les dates et heures qui vous conviennent.
7. Soumettez votre réponse.

Votre adresse e-mail doit déjà être incluse dans la réunion. Si la page indique que votre adresse n'est pas reconnue, contactez l'organisateur pour lui demander de vérifier l'adresse qu'il a saisie.

Écrivez ce qui vous convient en langage naturel. Vous n'avez pas besoin de lister chaque créneau de rendez-vous possible.

Exemples de réponses :

• "Mardi après 15h."
• "Tous les matins de la semaine prochaine sauf le jeudi."
• "Mercredi convient si la réunion se termine avant 17h."
• "Lundi de 10h à midi, ou vendredi après 14h."
• "Je ne suis pas disponible le mardi."

Indiquez les dates précises lorsqu'un jour de la semaine pourrait être ambigu. Mentionnez votre fuseau horaire lorsque les participants se trouvent dans des lieux différents.

Oui. Exprimez clairement la condition.

Exemples :

• "Mercredi convient uniquement si nous terminons avant 17h."
• "Le vendredi matin pourrait convenir, mais je dois d'abord confirmer un autre rendez-vous."
• "Je peux probablement faire le lundi après 14h."

Le système peut vous demander de vérifier ou de clarifier ce qu'il a compris si votre réponse est incertaine.

1. Ouvrez le même lien de réunion.
2. Vérifiez à nouveau votre e-mail si nécessaire.
3. Examinez la disponibilité actuellement affichée.
4. Remplacez ou modifiez le texte.
5. Soumettez la réponse mise à jour.

Les disponibilités enregistrées restent visibles afin que vous puissiez les consulter et les modifier plus tard.

Ne répondez par e-mail que lorsque le message d'AgreeOnTime indique explicitement qu'une réponse par e-mail sera acceptée.

L'adresse de réponse est associée à un participant et à une réunion spécifiques. Ne commencez pas un nouvel e-mail et ne copiez pas l'adresse de réponse dans un autre message.

Si l'e-mail ne prend pas explicitement en charge les réponses, utilisez plutôt le lien de la réunion. Les réponses par e-mail ne remplacent pas la vérification de l'e-mail.

Vous avez déjà répondu, mais les créneaux indiqués dans votre réponse ne permettent pas actuellement de dégager un horaire de réunion compatible avec les autres participants obligatoires.

Ouvrez la réunion et ajoutez d'autres dates ou heures qui pourraient convenir. Vous n'avez pas besoin de supprimer vos disponibilités initiales, sauf si elles ne sont plus exactes.

Non. Les réponses des participants sont privées.

Vous pouvez voir les détails de la réunion, vos propres disponibilités, votre propre statut et l'horaire confirmé que vous devez confirmer. Vous ne pouvez pas voir les autres participants, leurs réponses, ni s'ils ont confirmé. L'organisateur peut voir l'état complet de la planification.

Toutes les personnes obligatoires pour la réunion ont répondu, mais leurs disponibilités actuelles ne permettent pas de trouver un créneau de réunion exact qui convienne à tout le monde.

Cela ne signifie pas que la réunion a échoué. L'organisateur dispose de trois options :

1. Examiner les créneaux viables les plus proches.
2. Demander à un ou plusieurs participants des disponibilités supplémentaires.
3. Modifier les dates de la réunion, le créneau horaire, la durée ou la liste des participants obligatoires.

Le tableau de bord suit déjà cette procédure de résolution en trois étapes.

Un créneau viable le plus proche convient à la majorité des participants obligatoires, mais pas à tous.

Utilisez-le pour identifier le conflit le plus minime. Le tableau de bord peut indiquer quelle personne devrait ajouter des disponibilités pour que ce créneau puisse fonctionner.

Un créneau viable le plus proche n'est pas une heure de réunion confirmée.

"Bloquant" signifie que la disponibilité actuelle d'un participant obligatoire empêche l'heure suggérée de convenir à tout le monde.

Cela ne signifie pas que le participant a fait quoi que ce soit de mal. Cela permet d'identifier les cas où des disponibilités supplémentaires ou une décision de l'organisateur sont nécessaires.

Vérifiez d'abord leur statut dans le tableau de bord.

• N'a pas ouvert le lien : Renvoyez le lien de la réunion et confirmez que vous avez utilisé la bonne adresse e-mail.
• Ouvert mais non vérifié : Demandez-lui de finaliser la vérification de son e-mail.
• Vérifié mais n'a pas répondu : Demandez-lui de retourner sur la page de réunion et de soumettre ses disponibilités.
• Ne peut pas recevoir l'e-mail de suivi : Contactez cette personne en dehors d'AgreeOnTime.

AgreeOnTime peut vous aider à identifier les personnes qui n'ont pas répondu, mais il ne peut pas garantir que tout le monde répondra.

L'organisateur peut choisir un créneau candidat une fois que les réponses obligatoires fournissent un horaire compatible.

Le choix d'un créneau candidat lance l'étape de confirmation finale. Cela ne confirme pas immédiatement la réunion.

1. Ouvrez la demande de confirmation finale.
2. Vérifiez la date et l'heure proposées.
3. Sélectionnez Confirmer si vous pouvez y assister.
4. Sélectionnez Refuser si vous ne pouvez pas y assister.

Utilisez l'action de confirmation affichée sur la page ou dans le message de confirmation reçu. Ne supposez pas qu'une simple réponse par e-mail suffit.

La réunion n'est confirmée que lorsque tous les participants obligatoires ont explicitement confirmé le créneau choisi par l'organisateur.

Le dépassement d'une date limite ne confirme pas tacitement la réunion. Si un participant obligatoire refuse ou ne confirme pas, l'organisateur doit décider de la suite à donner.

1. Confirmez que l'adresse e-mail affichée sur la page est correcte.
2. Vérifiez vos dossiers de spams, courriers indésirables, promotions et messages filtrés.
3. Recherchez "AgreeOnTime" dans votre boîte de réception.
4. Revenez sur la page de la réunion et demandez à nouveau le code.
5. Assurez-vous que votre boîte aux lettres n'est pas pleine et peut recevoir de nouveaux messages.

Si l'adresse est incorrecte, sélectionnez Modifier l'e-mail et saisissez l'adresse que l'organisateur a utilisée pour la réunion.

Si aucun message n'arrive après avoir répété ces étapes, contactez le support.

1. Confirmez que vous saisissez le code pour la même réunion et la même adresse e-mail.
2. Utilisez l'e-mail de vérification le plus récent.
3. Rechargez la page de la réunion.
4. Demandez un nouveau code lorsque la page propose cette option.
5. Saisissez le nouveau code sans espaces avant ni après.

N'envoyez jamais votre code de vérification à l'organisateur ni au support.

Rechargez la page et poursuivez la vérification de l'e-mail.

AgreeOnTime peut envoyer ou réutiliser un code de vérification valide lorsque l'accès sécurisé a expiré. Le message de session expirée doit être traité comme une étape normale de récupération d'accès, et non comme une erreur permanente.

Vérifiez que le lien a été copié en entier dans le navigateur. Les liens de réunion privés peuvent cesser de fonctionner lorsqu'une application de messagerie coupe le lien sur plusieurs lignes.

Ne modifiez pas et ne raccourcissez pas le lien.

Demandez à l'organisateur de copier à nouveau le lien du participant directement depuis son tableau de bord. Ne demandez pas à l'organisateur de vous envoyer son lien de tableau de bord privé.

L'organisateur n'a peut-être pas finalisé sa propre vérification et activé la réunion.

Contactez l'organisateur et demandez-lui d'ouvrir son tableau de bord pour terminer l'étape de vérification. Les participants ne peuvent pas soumettre leurs disponibilités avant que la réunion ne soit active.

Saisissez l'adresse e-mail exacte que l'organisateur a ajoutée à la réunion.

Les causes courantes sont :

• l'utilisation d'une adresse personnelle au lieu d'une adresse professionnelle
• une faute d'orthographe dans l'adresse
• l'utilisation d'un alias d'e-mail que l'organisateur n'a pas ajouté
• la suppression ou le remplacement du participant par l'organisateur

Demandez à l'organisateur de vérifier la liste des participants. Le support ne doit pas ajouter une personne à une réunion privée sans l'instruction de l'organisateur.

Utilisez l'option Gérer les préférences de messagerie dans un e-mail de réunion pour arrêter les messages de suivi non essentiels pour cette réunion.

Les e-mails de vérification et de sécurité sont distincts des messages facultatifs de suivi de la réunion.

Une fois le suivi désactivé, l'organisateur peut toujours vous contacter en dehors d'AgreeOnTime.

L'organisateur peut voir les statuts et les disponibilités des participants nécessaires à la coordination de la réunion.

Les autres participants ne peuvent pas voir vos disponibilités, votre adresse e-mail, votre statut de réponse ni votre statut de confirmation.

Ne partagez les liens des participants qu'avec les personnes invitées à cette réunion.

Ne publiez jamais un lien de réunion privé ou un lien de tableau de bord d'organisateur sur un site web public ou un réseau social.

Le lien du tableau de bord de l'organisateur est distinct du lien du participant et doit être traité comme privé.

Non.

Un code de vérification prouve l'accès à votre adresse e-mail. Le support d'AgreeOnTime et les organisateurs de réunion ne devraient pas avoir besoin de ce code.

Non. AgreeOnTime recueille uniquement les disponibilités que les participants choisissent de fournir pour la réunion.

Les participants n'ont pas accès au calendrier ni aux réponses des autres personnes.

Le forfait gratuit comprend le processus de planification de base :

• créer des réunions
• partager les liens des participants manuellement
• vérifier les participants par e-mail
• recueillir les disponibilités
• utiliser le tableau de bord de l'organisateur
• recevoir l'état de la planification et les informations nécessitant une attention particulière
• demander plus de disponibilités aux participants éligibles

Le forfait gratuit permet actuellement de créer jusqu'à 10 réunions par jour pour chaque identité d'organisateur.

La principale fonctionnalité payante est la possibilité pour AgreeOnTime d'envoyer les premières invitations aux participants pour le compte de l'organisateur.

Les forfaits payants peuvent également inclure l'image de marque de l'organisateur et la personnalisation des e-mails.

Les invitations envoyées par le système sont disponibles avec les forfaits payants.

N'affirmez pas que tous les e-mails aux participants sont payants. De nombreux messages de suivi du processus restent disponibles après qu'un participant a vérifié son e-mail et accepté les messages de suivi.

Non. Les participants n'ont pas besoin d'un forfait payant.

La facturation s'applique à l'organisateur.

1. Retournez dans les Paramètres.
2. Rechargez la page.
3. Confirmez que vous avez utilisé la même adresse e-mail d'organisateur pour la réunion et pour l'achat.
4. Vérifiez si la page affiche un message d'activation en attente.
5. Si le forfait payant n'est toujours pas actif, contactez le support en indiquant l'e-mail de l'organisateur et le numéro de reçu de paiement.

N'incluez pas les coordonnées complètes de votre carte de paiement.

Le système active l'accès payant dès réception de la notification signée du fournisseur de paiement, de sorte que le forfait peut brièvement apparaître comme en attente après le paiement.