עזרה

AgreeOnTime עוזר למארגן אחד למצוא מועד לפגישה שמתאים למספר אנשים.

המארגן יוצר דף פגישה פרטי ומזמין את המשתתפים. כל משתתף מתאר בשפה רגילה אילו מועדים מתאימים לו. לאחר מכן המארגן יכול לראות אילו זמנים מתאימים, מי כבר השיב ומה עדיין דורש טיפול.

AgreeOnTime מיועד לפגישות חד-פעמיות עם כמה משתתפים. הוא אינו דף אישי להזמנת תורים ואינו יומן משותף.

לא. AgreeOnTime פועל בדפדפן האינטרנט.

פתחו את הקישור לפגישה או ללוח הבקרה שקיבלתם. אין צורך להתקין יישום או תוסף לדפדפן.

אין צורך ליצור חשבון רגיל עם סיסמה.

AgreeOnTime מאמת גישה באמצעות שליחת קוד לכתובת האימייל שלכם. הגישה ניתנת בנפרד לפגישות המשויכות לכתובת זו.

כן. המשתתפים אינם חייבים להשתייך לאותה חברה או לשתף יומנים.

המארגן שולח לכולם את הקישור הפרטי לפגישה. כל משתתף מאמת את האימייל שלו ומשיב בנפרד.

AgreeOnTime אינו דורש כיום גישה ליומן ואינו קורא אותו אוטומטית.

בדקו את היומן לפני המענה, ואז תארו את התאריכים והשעות שמתאימים לכם.

1. בחרו יצירת פגישה.
2. הזינו כותרת ברורה לפגישה.
3. הגדירו את משך הפגישה.
4. בחרו תאריכים אפשריים וטווח שעות יומי.
5. הוסיפו את המשתתפים.
6. סמנו כחובה כל אדם שנוכחותו חיונית.
7. צרו את הפגישה.
8. אמתו את אימייל המארגן כדי לפתוח את לוח הבקרה ולהפעיל את הפגישה.

טיפ: השתמשו בכותרת שהמשתתפים יזהו, כגון "תיאום גישור סמית" או "ישיבת דירקטוריון אוגוסט".

משתתף חובה הוא אדם שחייב להיות מסוגל להשתתף לפני שניתן לאשר את הפגישה.

משתתף אופציונלי לא אמור למנוע את המשך התהליך כאשר נמצא מועד מתאים לכל משתתפי החובה.

סמנו כחובה רק אנשים שנוכחותם באמת חיונית. סימון כולם כחובה עלול להקשות על מציאת מועד משותף.

אימות האימייל מגן על לוח הבקרה הפרטי של המארגן ומוכיח שיש לכם שליטה בכתובת האימייל של המארגן.

הפגישה נעשית זמינה למשתתפים לאחר שהמארגן משלים את האימות ומפעיל אותה.

1. פתחו את לוח הבקרה של הפגישה.
2. מצאו את קישור הפגישה למשתתפים.
3. העתיקו את הקישור.
4. שלחו אותו באימייל הרגיל שלכם, ביישום הודעות או באמצעי תקשורת מהימן אחר.
5. בקשו מהמשתתפים להשתמש בכתובת האימייל שהוספתם לפגישה.

התוכנית החינמית כוללת את תהליך התיאום המרכזי המלא, אך המארגן שולח את ההזמנה הראשונה באופן ידני.

שליחת ההזמנות הראשונות על ידי המערכת זמינה בתוכניות בתשלום.

1. פתחו את לוח הבקרה של הפגישה.
2. בדקו את כתובות האימייל של המשתתפים.
3. בחרו באפשרות לשלוח את ההזמנות המוכנות.
4. בדקו את סטטוסי המשתתפים כדי לראות אילו פעולות הזמנה עדיין זמינות.

הודעות המשך לאחר שמשתתף מאמת את האימייל ומסכים לעדכוני פגישה נפרדות מתכונת ההזמנה הראשונה בתשלום.

כן.

פתחו את אזור המשתתפים בלוח הבקרה של המארגן. השתמשו בפעולת הוספת משתתף כדי לכלול אדם נוסף, או בפעולת ההסרה לצד משתתף שכבר אינו צריך להיכלל.

לאחר שינוי רשימת המשתתפים, בדקו מי מסומן כמשתתף חובה.

המועד האחרון למענה מציין למשתתפים עד מתי עדיף לשלוח את הזמינות שלהם.

זהו מועד גמיש. המשתתפים עדיין יכולים להשיב לאחר התאריך המוצג.

התחילו באזור הפעולה הבאה . הוא מציג את הפעולה החשובה ביותר לפגישה.

לאחר מכן רשימת המשתתפים מציגה את המצב של כל אדם, למשל:

• לא פתח/ה את הקישור
• פתח/ה את הקישור אך לא אימת/ה את האימייל
• אימת/ה אך לא השיב/ה
• השיב/ה
• נדרשת זמינות נוספת
• אישר/ה את המועד הסופי

אל תתייחסו לכל סטטוס ממתין כאותה בעיה. מי שלא השיב זקוק לתזכורת. מי שכבר השיב אך הציע זמינות מוגבלת עשוי להזדקק לבקשה ממוקדת למועדים נוספים.

1. פתחו את קישור הפגישה ששלח המארגן.
2. הזינו את כתובת האימייל שהמארגן השתמש בה עבורכם.
3. בקשו את קוד האימות.
4. פתחו את הודעת האימות.
5. הזינו את הקוד בדף הפגישה.
6. תארו את התאריכים והשעות שמתאימים לכם.
7. שלחו את התשובה.

כתובת האימייל שלכם חייבת להיות כבר כלולה בפגישה. אם הדף מציין שהכתובת אינה מזוהה, פנו למארגן ובקשו ממנו לבדוק את הכתובת שהזין.

כתבו בשפה רגילה אילו מועדים מתאימים לכם. אין צורך לפרט כל משבצת זמן אפשרית.

דוגמאות טובות:

• "יום שלישי אחרי 15:00."
• "כל בוקר בשבוע הבא חוץ מיום חמישי."
• "יום רביעי מתאים אם הפגישה מסתיימת עד 17:00."
• "יום שני מ-10:00 עד 12:00, או יום שישי אחרי 14:00."
• "אני לא זמין/ה ביום שלישי."

ציינו תאריכים כאשר שם היום עלול להיות לא ברור. ציינו את אזור הזמן שלכם כאשר המשתתפים נמצאים במקומות שונים.

כן. ציינו את התנאי בצורה ברורה.

דוגמאות:

• "יום רביעי מתאים רק אם נסיים לפני 17:00."
• "יום שישי בבוקר עשוי להתאים, אבל אני צריך/ה לאשר פגישה אחרת."
• "כנראה אוכל ביום שני אחרי 14:00."

כאשר התשובה אינה ודאית, המערכת עשויה לבקש מכם לבדוק או להבהיר מה היא הבינה.

1. פתחו את אותו קישור לפגישה.
2. אמתו שוב את האימייל אם תתבקשו.
3. בדקו את הזמינות שמוצגת כעת.
4. החליפו או ערכו את הטקסט.
5. שלחו את התשובה המעודכנת.

הזמינות שנשמרה תישאר גלויה כדי שתוכלו לבדוק ולשנות אותה בהמשך.

השיבו באימייל רק כאשר ההודעה מ-AgreeOnTime מציינת במפורש שתשובת אימייל תתקבל.

כתובת התשובה משויכת למשתתף אחד ולפגישה אחת. אל תפתחו הודעה חדשה ואל תעתיקו את כתובת התשובה להודעה אחרת.

כאשר האימייל אינו תומך במפורש בתשובות, השתמשו בקישור לפגישה. תשובות באימייל אינן מחליפות אימות אימייל.

כבר השבתם, אך הזמנים שציינתם אינם יוצרים כרגע מועד מתאים יחד עם שאר משתתפי החובה.

פתחו את הפגישה והוסיפו תאריכים או שעות נוספים שעשויים להתאים. אין צורך להסיר את הזמינות המקורית אלא אם היא כבר אינה נכונה.

לא. תשובות המשתתפים פרטיות.

אתם יכולים לראות את פרטי הפגישה, את הזמינות שלכם, את הסטטוס שלכם וכל מועד סופי שעליכם לאשר. אינכם יכולים לראות משתתפים אחרים, את תשובותיהם או אם אישרו. המארגן יכול לראות את מצב התיאום המלא.

כל משתתפי החובה השיבו, אך הזמינות הנוכחית שלהם אינה כוללת מועד מדויק אחד שמתאים לכולם.

אין פירוש הדבר שהפגישה נכשלה. למארגן יש שלוש אפשרויות:

1. לבדוק את המועדים האפשריים הקרובים ביותר.
2. לבקש ממשתתף אחד או יותר זמינות נוספת.
3. לשנות את תאריכי הפגישה, טווח השעות, משך הפגישה או משתתפי החובה.

לוח הבקרה כבר מציג את מסלול ההתאוששות הזה בשלושה שלבים.

חלופה קרובה מתאים לרוב משתתפי החובה, אך לא לכולם.

השתמשו בו כדי לזהות את ההתנגשות הקטנה ביותר. לוח הבקרה עשוי להציג מי צריך להוסיף זמינות כדי שהמועד יתאים.

חלופה קרובה אינו מועד פגישה מאושר.

התנגשות שחוסמת מועד פירושה שהזמינות הנוכחית של משתתף חובה מונעת מהמועד המוצע להתאים לכולם.

אין פירוש הדבר שהמשתתף עשה משהו לא נכון. הדבר מצביע על המקום שבו נדרשת זמינות נוספת או החלטה של המארגן.

תחילה בדקו את הסטטוס שלו בלוח הבקרה.

• לא פתח/ה את הקישור: שלחו שוב את קישור הפגישה וודאו שהשתמשתם בכתובת האימייל הנכונה.
• פתח/ה אך לא אימת/ה: בקשו ממנו להשלים את אימות האימייל.
• אימת/ה אך לא השיב/ה: בקשו ממנו לחזור לפגישה ולשלוח זמינות.
• לא יכול/ה לקבל הודעת המשך: צרו קשר מחוץ ל-AgreeOnTime.

AgreeOnTime יכול לעזור לזהות מי לא השיב, אך אינו יכול להבטיח שכל אדם יענה.

המארגן יכול לבחור מועד מועמד לאחר שתשובות החובה יוצרות מועד מתאים.

בחירת מועד מועמד מתחילה את שלב האישור הסופי. היא אינה מאשרת את הפגישה מיד.

1. פתחו את בקשת האישור הסופי.
2. בדקו את התאריך והשעה המוצעים.
3. בחרו אישור אם תוכלו להשתתף.
4. בחרו דחייה אם אינכם יכולים להשתתף.

השתמשו בפעולת האישור שמוצגת בדף או בהודעת האישור הנתמכת. אל תניחו שתשובת אימייל רגילה מספיקה.

הפגישה מאושרת רק לאחר שכל משתתפי החובה מאשרים במפורש את המועד שבחר המארגן.

חלוף מועד אחרון אינו מאשר את הפגישה אוטומטית. אם משתתף חובה דוחה או אינו מאשר, המארגן צריך להחליט מה לעשות בהמשך.

1. ודאו שכתובת האימייל המוצגת בדף נכונה.
2. בדקו את תיקיות הספאם, דואר הזבל, קידומי המכירות והתיקיות המסוננות.
3. חפשו בתיבת הדואר "AgreeOnTime".
4. חזרו לדף הפגישה ובקשו שוב את הקוד.
5. ודאו שתיבת הדואר אינה מלאה ויכולה לקבל הודעות חדשות.

אם הכתובת שגויה, בחרו שינוי אימייל והזינו את הכתובת שהמארגן השתמש בה עבור הפגישה.

אם לא מתקבלת הודעה לאחר חזרה על השלבים, פנו לתמיכה.

1. ודאו שאתם מזינים את הקוד עבור אותה פגישה ואותה כתובת אימייל.
2. השתמשו בהודעת האימות העדכנית ביותר.
3. טענו מחדש את דף הפגישה.
4. בקשו קוד חדש כאשר האפשרות מופיעה בדף.
5. הזינו את הקוד החדש ללא רווחים לפניו או אחריו.

לעולם אל תשלחו את קוד האימות למארגן או לתמיכה.

טענו מחדש את הדף והמשיכו באימות האימייל.

כאשר תוקף הגישה המוגנת פג, AgreeOnTime עשוי לשלוח קוד אימות נוכחי או להשתמש בו מחדש. יש להתייחס להודעת פקיעת ההפעלה כשלב רגיל לשחזור גישה, ולא כשגיאה קבועה.

בדקו שכל הקישור הועתק לדפדפן. קישורי פגישה פרטיים עלולים להפסיק לעבוד כאשר יישום אימייל מפצל את הקישור למספר שורות.

אל תערכו ואל תקצרו את הקישור.

בקשו מהמארגן להעתיק שוב את קישור המשתתף ישירות מלוח הבקרה. אל תבקשו ממנו לשלוח לכם את הקישור הפרטי ללוח הבקרה שלו.

ייתכן שהמארגן עדיין לא השלים את אימות המארגן ולא הפעיל את הפגישה.

פנו למארגן ובקשו ממנו לפתוח את לוח הבקרה ולהשלים את שלב האימות. משתתפים אינם יכולים לשלוח זמינות לפני שהפגישה פעילה.

הזינו את כתובת האימייל המדויקת שהמארגן הוסיף לפגישה.

סיבות נפוצות כוללות:

• שימוש בכתובת אישית במקום כתובת עבודה
• שגיאת כתיב בכתובת
• שימוש בכינוי אימייל שהמארגן לא הוסיף
• המארגן הסיר או החליף את המשתתף

בקשו מהמארגן לבדוק את רשימת המשתתפים. התמיכה לא אמורה להוסיף אדם לפגישה פרטית ללא הוראה מהמארגן.

השתמשו ב-ניהול העדפות אימייל בהודעת פגישה כדי להפסיק הודעות המשך שאינן חיוניות לפגישה זו.

הודעות אימות ואבטחה נפרדות מהודעות המשך אופציונליות על הפגישה.

לאחר השבתת הודעות ההמשך, המארגן עדיין עשוי ליצור איתכם קשר מחוץ ל-AgreeOnTime.

המארגן יכול לראות את סטטוסי המשתתפים ואת הזמינות הדרושה לתיאום הפגישה.

משתתפים אחרים אינם יכולים לראות את הזמינות, כתובת האימייל, סטטוס המענה או סטטוס האישור שלכם.

שתפו קישורי משתתפים רק עם אנשים שהוזמנו לפגישה.

לעולם אל תפרסמו קישור פרטי לפגישה או קישור ללוח הבקרה של המארגן באתר ציבורי או ברשת חברתית.

הקישור ללוח הבקרה של המארגן נפרד מקישור המשתתף ויש להתייחס אליו כפרטי.

לא.

קוד אימות מוכיח גישה לכתובת האימייל שלכם. התמיכה של AgreeOnTime ומארגני הפגישה אינם אמורים להזדקק לקוד.

לא. AgreeOnTime אוסף רק את הזמינות שהמשתתפים בוחרים למסור עבור הפגישה.

המשתתפים אינם מקבלים גישה ליומן או לתשובות של אדם אחר.

התוכנית החינמית כוללת את תהליך התיאום המרכזי:

• יצירת פגישות
• שיתוף ידני של קישורי משתתפים
• אימות משתתפים באימייל
• איסוף זמינות
• שימוש בלוח הבקרה של המארגן
• קבלת סטטוס תיאום ומידע הדורש טיפול
• בקשת זמינות נוספת ממשתתפים מתאימים

התוכנית החינמית מאפשרת כיום ליצור עד 10 פגישות ביום לכל זהות מארגן.

התכונה המרכזית בתשלום היא האפשרות של AgreeOnTime לשלוח עבור המארגן את ההזמנות הראשונות למשתתפים.

תוכניות בתשלום עשויות לכלול גם מיתוג של המארגן והתאמה אישית של אימיילים.

הזמנות שנשלחות על ידי המערכת זמינות בתוכניות בתשלום.

אין להסיק שכל הודעות האימייל למשתתפים הן בתשלום. הודעות תהליך רבות נשארות זמינות לאחר שמשתתף מאמת את האימייל ומסכים להודעות המשך.

לא. המשתתפים אינם צריכים תוכנית בתשלום.

החיוב חל על המארגן.

1. חזרו אל הגדרות.
2. טענו מחדש את הדף.
3. ודאו שהשתמשתם באותה כתובת אימייל של המארגן עבור הפגישה ועבור הרכישה.
4. בדקו אם הדף מציג הודעה שההפעלה ממתינה.
5. אם התוכנית בתשלום עדיין אינה פעילה, פנו לתמיכה וציינו את אימייל המארגן ואת מספר קבלת התשלום.

אל תכללו פרטי כרטיס תשלום מלאים.

המערכת מפעילה גישה בתשלום על סמך הודעה חתומה מספק התשלום, ולכן לאחר התשלום התוכנית עשויה להופיע לזמן קצר כממתינה.