Aiuto
Trova l'attività o il problema per cui hai bisogno di aiuto. Le istruzioni sono organizzate separatamente per gli organizzatori della riunione e i partecipanti invitati.
Guida introduttiva
AgreeOnTime aiuta un organizzatore a trovare un orario di riunione che vada bene per diverse persone.
L'organizzatore crea una pagina privata della riunione e invita i partecipanti. Ciascun partecipante descrive le proprie disponibilità in linguaggio comune. L'organizzatore può quindi vedere quali orari funzionano, chi ha risposto e cosa richiede ancora attenzione.
AgreeOnTime è progettato per riunioni singole che coinvolgono più persone. Non è una pagina personale per la prenotazione di appuntamenti o un calendario condiviso.
No. AgreeOnTime funziona nel tuo browser web.
Apri il link della riunione o del pannello dell’organizzatore che hai ricevuto. Non è necessario installare alcuna applicazione o estensione del browser.
Non è necessario creare un normale account con password.
AgreeOnTime verifica l'accesso inviando un codice al tuo indirizzo e-mail. L'accesso viene concesso separatamente per le riunioni collegate a quell'indirizzo e-mail.
Sì. I partecipanti non devono necessariamente appartenere alla stessa azienda o condividere i calendari.
L'organizzatore invia a tutti il link privato della riunione. Ciascun partecipante verifica la propria e-mail e risponde separatamente.
Al momento AgreeOnTime non richiede né legge automaticamente il tuo calendario.
Controlla il tuo calendario prima di rispondere, quindi descrivi le date e gli orari che preferisci.
Organizzare una riunione
- Seleziona Crea riunione.
- Inserisci un titolo chiaro per la riunione.
- Imposta la durata della riunione.
- Scegli le date possibili e la fascia oraria giornaliera.
- Aggiungi i partecipanti.
- Contrassegna come obbligatorio chiunque la cui presenza sia essenziale.
- Crea la riunione.
- Verifica la tua e-mail di organizzatore per aprire il pannello dell’organizzatore e attivare la riunione.
Suggerimento: Usa un titolo che i partecipanti riconosceranno, come "Pianificazione mediazione Smith" o "Riunione del consiglio di agosto".
Un partecipante obbligatorio è qualcuno che deve poter essere presente prima che la riunione possa essere confermata.
Un partecipante opzionale non dovrebbe impedire lo svolgimento della riunione quando i partecipanti obbligatori hanno un orario praticabile.
Contrassegna come obbligatorie solo le persone realmente essenziali. Contrassegnare tutti come obbligatori può rendere più difficile trovare un orario comune.
La verifica dell'e-mail protegge il pannello privato dell’organizzatore dell'organizzatore e dimostra che hai il controllo dell'indirizzo e-mail dell'organizzatore.
La riunione diventa disponibile per i partecipanti dopo che l'organizzatore ha completato la verifica e l'ha attivata.
- Apri il pannello dell’organizzatore della riunione.
- Trova il link della riunione per i partecipanti.
- Copia il link.
- Invialo usando la tua normale e-mail, applicazione di messaggistica o un altro metodo di comunicazione affidabile.
- Dì ai partecipanti di usare l'indirizzo e-mail che hai aggiunto alla riunione.
Il piano gratuito include l'intero flusso di lavoro di pianificazione principale, ma l'organizzatore invia la prima convocazione manualmente.
I primi inviti inviati dal sistema sono disponibili nei piani a pagamento.
- Apri il pannello dell’organizzatore della riunione.
- Verifica gli indirizzi e-mail dei partecipanti.
- Seleziona l'opzione per inviare gli inviti predefiniti.
- Controlla gli stati dei partecipanti per vedere quali azioni di invito sono ancora disponibili.
I messaggi di follow-up successivi alla verifica dell'e-mail e all'accettazione degli aggiornamenti della riunione da parte di un partecipante sono distinti dalla funzione a pagamento per il primo invito.
Sì.
Apri la sezione dei partecipanti nel pannello dell’organizzatore dell'organizzatore. Usa l'azione aggiungi partecipante per includere un'altra persona o l'azione rimuovi accanto a un partecipante che non deve più essere incluso.
Dopo aver modificato l'elenco dei partecipanti, verifica quali persone sono contrassegnate come obbligatorie.
La scadenza per la risposta indica ai partecipanti entro quando preferiresti ricevere la loro disponibilità.
Si tratta di una scadenza flessibile. I partecipanti possono rispondere anche dopo la data indicata.
Inizia con la sezione Prossima azione. Mostra l'azione più importante per la riunione.
L'elenco dei partecipanti mostra quindi lo stato di ciascuna persona, ad esempio:
- Non ha aperto il link
- Ha aperto il link ma non ha verificato l'e-mail
- Verificato ma non ha risposto
- Ha risposto
- È necessaria maggiore disponibilità
- Ha confermato l'orario finale
Non trattare ogni stato in sospeso come lo stesso problema. Chi non ha risposto ha bisogno di un sollecito. Chi ha già risposto ma ha una disponibilità limitata potrebbe richiedere una richiesta specifica per altri orari.
Partecipare e rispondere a una riunione
- Apri il link della riunione inviato dall'organizzatore.
- Inserisci l'indirizzo e-mail che l'organizzatore ha utilizzato per te.
- Richiedi il codice di verifica.
- Apri l'e-mail di verifica.
- Inserisci il codice nella pagina della riunione.
- Descrivi le date e gli orari in cui sei disponibile.
- Invia la tua risposta.
Il tuo indirizzo e-mail deve essere già incluso nella riunione. Se la pagina indica che il tuo indirizzo non è riconosciuto, contatta l'organizzatore e chiedigli di verificare l'indirizzo inserito.
Scrivi le tue disponibilità in linguaggio comune. Non è necessario elencare ogni singola fascia oraria possibile.
Esempi corretti:
- "Martedì dopo le 15:00."
- "Qualsiasi mattina della prossima settimana tranne giovedì."
- "Mercoledì va bene se la riunione termina entro le 17:00."
- "Lunedì dalle 10:00 a mezzogiorno, o venerdì dopo le 14:00."
- "Non sono disponibile martedì."
Includi le date quando il giorno della settimana potrebbe non essere chiaro. Includi il tuo fuso orario quando i partecipanti si trovano in località diverse.
Sì. Specifica chiaramente la condizione.
Esempi:
- "Mercoledì va bene solo se finiamo prima delle 17:00."
- "Venerdì mattina potrebbe andare bene, ma devo confermare un altro impegno."
- "Probabilmente posso lunedì dopo le 14:00."
Il sistema potrebbe chiederti di verificare o chiarire quanto compreso se la tua risposta è incerta.
- Apri lo stesso link della riunione.
- Verifica di nuovo la tua e-mail se richiesto.
- Verifica la disponibilità attualmente mostrata.
- Sostituisci o modifica il testo.
- Invia la risposta aggiornata.
La disponibilità salvata rimane visibile per consentirti di verificarla e modificarla in seguito.
Rispondi via e-mail solo quando il messaggio di AgreeOnTime specifica che la risposta via e-mail sarà accettata.
L'indirizzo di risposta è collegato a un singolo partecipante e a una singola riunione. Non avviare una nuova e-mail e non copiare l'indirizzo di risposta in un altro messaggio.
Quando l'e-mail non supporta esplicitamente le risposte, usa invece il link della riunione. Le risposte via e-mail non sostituiscono la verifica dell'e-mail.
Hai già risposto, ma gli orari indicati nella tua risposta al momento non consentono un orario di riunione praticabile con gli altri partecipanti obbligatori.
Apri la riunione e aggiungi altre date o orari che potrebbero andare bene. Non è necessario rimuovere la disponibilità originale a meno che non sia più corretta.
No. Le risposte dei partecipanti sono private.
Puoi vedere i dettagli della riunione, la tua disponibilità, il tuo stato e l'eventuale orario finale che devi confermare. Non puoi vedere gli altri partecipanti, le loro risposte o se hanno confermato. L'organizzatore può vedere lo stato completo della pianificazione.
Trovare e confermare un orario
Tutti i partecipanti obbligatori per la riunione hanno risposto, ma la loro disponibilità attuale non contiene un orario di riunione esatto che vada bene per tutti.
Questo non significa che la riunione sia fallita. L'organizzatore ha tre opzioni:
- Verificare gli orari più vicini possibili.
- Chiedere a uno o più partecipanti ulteriore disponibilità.
- Modificare le date della riunione, la fascia oraria, la durata o i partecipanti obbligatori.
Il pannello dell’organizzatore segue già questo percorso di ripristino in tre fasi.
Un alternativa praticabile vicina funziona per la maggior parte dei partecipanti obbligatori, ma non per tutti.
Utilizzalo per identificare il conflitto minore. Il pannello dell’organizzatore può mostrare quale persona dovrebbe aggiungere disponibilità affinché quell'orario possa funzionare.
Un alternativa praticabile vicina non è un orario di riunione confermato.
"Bloccante" significa che la disponibilità attuale di un partecipante obbligatorio impedisce all'orario suggerito di funzionare per tutti.
Non significa che il partecipante abbia fatto qualcosa di sbagliato. Identifica dove sono necessarie disponibilità aggiuntive o una decisione dell'organizzatore.
Controlla prima lo stato nel loro pannello dell’organizzatore.
- Non ha aperto il link: Invia nuovamente il link della riunione e conferma di aver utilizzato l'indirizzo e-mail corretto.
- Aperto ma non verificato: Chiedi loro di completare la verifica dell'e-mail.
- Verificato ma non ha risposto: Chiedi loro di tornare alla riunione e inviare la disponibilità.
- Impossibile ricevere l'e-mail di follow-up: Contattali al di fuori di AgreeOnTime.
AgreeOnTime può aiutare a identificare chi non risponde, ma non può garantire che tutti rispondano.
L'organizzatore può scegliere un candidato dopo che le risposte obbligatorie forniscono un orario praticabile.
La scelta di un candidato avvia la fase di conferma finale. Non rende immediatamente confermata la riunione.
- Apri la richiesta di conferma finale.
- Verifica la data e l'orario proposti.
- Seleziona Conferma se puoi partecipare.
- Seleziona Rifiuta se non puoi partecipare.
Usa l'azione di conferma mostrata sulla pagina o nel messaggio di conferma supportato. Non presumere che sia sufficiente una normale risposta via e-mail.
La riunione è confermata solo dopo che tutti i partecipanti obbligatori hanno confermato esplicitamente l'orario selezionato dall'organizzatore.
Il superamento di una scadenza non conferma tacitamente la riunione. Se un partecipante obbligatorio rifiuta o non conferma, l'organizzatore deve decidere cosa fare in seguito.
Problemi di verifica, link ed e-mail
- Conferma che l'indirizzo e-mail mostrato sulla pagina sia corretto.
- Controlla le cartelle spam, posta indesiderata, promozioni e filtri.
- Cerca nella tua casella di posta "AgreeOnTime".
- Torna alla pagina della riunione e richiedi nuovamente il codice.
- Assicurati che la tua casella di posta non sia piena e possa ricevere nuovi messaggi.
Se l'indirizzo è errato, seleziona Cambia e-mail e inserisci l'indirizzo utilizzato dall'organizzatore per la riunione.
Se nessun messaggio arriva dopo aver ripetuto questi passaggi, contatta il supporto.
- Conferma di inserire il codice per la stessa riunione e indirizzo e-mail.
- Usa l'e-mail di verifica più recente.
- Ricarica la pagina della riunione.
- Richiedi un nuovo codice quando la pagina offre tale opzione.
- Inserisci il nuovo codice senza spazi prima o dopo.
Non inviare mai il codice di verifica all'organizzatore o al supporto.
Ricarica la pagina e procedi con la verifica dell'e-mail.
AgreeOnTime può inviare o riutilizzare un codice di verifica corrente quando l'accesso protetto è scaduto. Il messaggio di sessione scaduta dovrebbe essere trattato come una normale procedura di recupero dell'accesso, non come un errore permanente.
Verifica che l'intero link sia stato copiato nel browser. I link privati delle riunioni possono smettere di funzionare quando un'applicazione e-mail spezza il link su più righe.
Non modificare o abbreviare il link.
Chiedi all'organizzatore di copiare nuovamente il link del partecipante direttamente dal pannello dell’organizzatore. Non chiedere all'organizzatore di inviarti il link privato del suo pannello dell’organizzatore.
L'organizzatore potrebbe non aver completato la verifica dell'organizzatore e non aver attivato la riunione.
Contatta l'organizzatore e chiedigli di aprire il suo pannello dell’organizzatore e completare la fase di verifica. I partecipanti non possono inviare la disponibilità prima che la riunione sia attiva.
Inserisci l'indirizzo e-mail esatto che l'organizzatore ha aggiunto alla riunione.
Le cause comuni includono:
- l'utilizzo di un indirizzo personale invece di uno aziendale
- un errore di battitura nell'indirizzo
- l'utilizzo di un alias e-mail che l'organizzatore non ha aggiunto
- l'organizzatore che rimuove o sostituisce il partecipante
Chiedi all'organizzatore di controllare l'elenco dei partecipanti. Il supporto non deve aggiungere una persona a una riunione privata senza l'indicazione dell'organizzatore.
Usa Gestisci preferenze e-mail in un'e-mail della riunione per interrompere i messaggi di follow-up non essenziali per tale riunione.
Le e-mail di verifica e sicurezza sono separate dai messaggi opzionali di follow-up della riunione.
Dopo la disattivazione del follow-up, l'organizzatore potrebbe comunque contattarti al di fuori di AgreeOnTime.
Privacy e sicurezza
L'organizzatore può vedere gli stati e la disponibilità dei partecipanti necessari per coordinare la riunione.
Gli altri partecipanti non possono vedere la tua disponibilità, il tuo indirizzo e-mail, lo stato della tua risposta o lo stato della tua conferma.
No.
Un codice di verifica dimostra l'accesso al tuo indirizzo e-mail. Il supporto di AgreeOnTime e gli organizzatori della riunione non dovrebbero aver bisogno del codice.
Piani e fatturazione
Il piano gratuito include il flusso di lavoro di pianificazione principale:
- creare riunioni
- condividere manualmente i link dei partecipanti
- verificare i partecipanti tramite e-mail
- raccogliere la disponibilità
- utilizzare il pannello dell'organizzatore
- ricevere lo stato della pianificazione e le informazioni che richiedono attenzione
- richiedere maggiore disponibilità ai partecipanti idonei
Il piano gratuito attualmente consente fino a 10 creazioni di riunioni al giorno per ciascuna identità di organizzatore.
La principale funzionalità a pagamento è la possibilità per AgreeOnTime di inviare i primi inviti ai partecipanti per conto dell'organizzatore.
I piani a pagamento possono includere anche il branding dell'organizzatore e la personalizzazione dell'e-mail.
Gli inviti inviati dal sistema sono disponibili nei piani a pagamento.
Non si intende che tutte le e-mail dei partecipanti siano a pagamento. Molti messaggi del flusso di lavoro rimangono disponibili dopo che un partecipante ha verificato la propria e-mail e accettato i messaggi di follow-up.
No. I partecipanti non hanno bisogno di un piano a pagamento.
La fatturazione si applica all'organizzatore.
- Torna a Impostazioni.
- Ricarica la pagina.
- Conferma di aver utilizzato lo stesso indirizzo e-mail dell'organizzatore per la riunione e per l'acquisto.
- Controlla se la pagina mostra un messaggio di attivazione in sospeso.
- Se il piano a pagamento non è ancora attivo, contatta il supporto includendo l'e-mail dell'organizzatore e il numero della ricevuta di pagamento.
Non includere i dettagli completi della carta di pagamento.
Il sistema attiva l'accesso a pagamento a partire dalla notifica firmata del fornitore di pagamento, pertanto il piano potrebbe essere visualizzato brevemente come in sospeso dopo il checkout.
Hai ancora bisogno di aiuto?
Invia un'e-mail a [email protected]. Includi l'indirizzo e-mail utilizzato, il titolo della riunione, il ruolo, cosa stavi cercando di fare e il messaggio esatto visualizzato sulla pagina.
Non inviare codici di verifica, password o dettagli delle carte di pagamento.