Hulp

AgreeOnTime helpt een organisator bij het vinden van een vergadertijdstip dat voor meerdere mensen werkt.

De organisator maakt een besloten vergaderpagina aan en nodigt de deelnemers uit. Elke deelnemer beschrijft in normale taal wat voor hen werkt. De organisator kan vervolgens zien welke tijden werken, wie er heeft gereageerd en wat nog aandacht nodig heeft.

AgreeOnTime is ontworpen voor eenmalige vergaderingen met meerdere mensen. Het is geen persoonlijke pagina voor het boeken van afspraken of een gedeelde agenda.

Nee. AgreeOnTime werkt in uw webbrowser.

Open de vergaderlink of link naar het organisatordashboard die u heeft ontvangen. U hoeft geen applicatie of browserextensie te installeren.

U hoeft geen normaal account met een wachtwoord aan te maken.

AgreeOnTime verifieert de toegang door een code naar uw e-mailadres te sturen. Toegang wordt afzonderlijk verleend voor de vergaderingen die aan dat e-mailadres zijn gekoppeld.

Ja. Deelnemers hoeven niet bij hetzelfde bedrijf te horen of agenda's te delen.

De organisator stuurt iedereen de besloten vergaderlink. Elke deelnemer verifieert zijn eigen e-mail en reageert afzonderlijk.

AgreeOnTime vereist of leest uw agenda momenteel niet automatisch uit.

Controleer uw agenda voordat u reageert en beschrijf vervolgens de datums en tijden die voor u werken.

1. Selecteer Vergadering maken.
2. Voer een duidelijke vergadertitel in.
3. Stel de duur van de vergadering in.
4. Kies de mogelijke datums en het dagelijkse tijdsbestek.
5. Voeg de deelnemers toe.
6. Markeer iedereen wiens aanwezigheid essentieel is als vereist.
7. Maak de vergadering aan.
8. Verifieer uw e-mailadres als organisator om het organisatordashboard te openen en de vergadering te activeren.

Tip: Gebruik een titel die deelnemers zullen herkennen, zoals "Inplannen mediation Jansen" of "Bestuursvergadering augustus".

Een verplichte deelnemer is iemand die aanwezig moet kunnen zijn voordat de vergadering bevestigd kan worden.

Een optionele deelnemer mag niet voorkomen dat de vergadering doorgaat wanneer de verplichte deelnemers een bruikbare tijd hebben.

Markeer alleen echt essentiële personen als vereist. Als u iedereen als vereist markeert, kan het moeilijker zijn om een gemeenschappelijke tijd te vinden.

E-mailverificatie beveiligt het besloten organisatordashboard en bewijst dat u de controle heeft over het e-mailadres van de organisator.

De vergadering wordt beschikbaar voor deelnemers nadat de organisator de verificatie heeft voltooid en deze heeft geactiveerd.

1. Open het organisatordashboard.
2. Zoek de vergaderlink voor deelnemers.
3. Kopieer de link.
4. Stuur deze via uw normale e-mail, berichtenapp of een andere vertrouwde communicatiemethode.
5. Vertel de deelnemers dat ze het e-mailadres moeten gebruiken dat u aan de vergadering heeft toegevoegd.

Het gratis abonnement bevat de volledige kernworkflow voor het inplannen, maar de organisator stuurt de eerste uitnodiging handmatig.

Door het systeem verzonden eerste uitnodigingen zijn beschikbaar bij betaalde abonnementen.

1. Open het organisatordashboard.
2. Controleer de e-mailadressen van de deelnemers.
3. Selecteer de optie om de kant-en-klare uitnodigingen te verzenden.
4. Controleer de statussen van de deelnemers om te zien welke uitnodigingsacties nog beschikbaar zijn.

Vervolgberichten nadat een deelnemer zijn e-mail heeft geverifieerd en vergaderupdates accepteert, staan los van de betaalde functie voor eerste uitnodigingen.

Ja.

Open het gedeelte voor deelnemers in het organisatordashboard. Gebruik de actie om een deelnemer toe te voegen of de verwijderactie naast een deelnemer die niet langer opgenomen moet worden.

Controleer na het wijzigen van de deelnemerslijst welke personen als vereist zijn gemarkeerd.

De reactiedeadline laat deelnemers weten wanneer u hun beschikbaarheid bij voorkeur wilt ontvangen.

Het is een zachte deadline. Deelnemers kunnen nog steeds reageren na de weergegeven datum.

Begin met het gedeelte Volgende stap. Dit toont de belangrijkste actie voor de vergadering.

De deelnemerslijst toont vervolgens de status van elke persoon, zoals:

• Heeft de link niet geopend
• Heeft de link geopend maar e-mailadres niet geverifieerd
• Geverifieerd maar heeft niet gereageerd
• Gereageerd
• Meer beschikbaarheid nodig
• Definitieve tijd bevestigd

Behandel niet elke openstaande status als hetzelfde probleem. Iemand die nog niet heeft gereageerd, heeft een herinnering nodig. Iemand die al heeft gereageerd maar een beperkte beschikbaarheid heeft, heeft mogelijk een specifiek verzoek voor meer tijden nodig.

1. Open de vergaderlink die door de organisator is verzonden.
2. Voer het e-mailadres in dat de organisator voor u heeft gebruikt.
3. Vraag de verificatiecode aan.
4. Open de verificatie-e-mail.
5. Voer de code in op de vergaderpagina.
6. Beschrijf de datums en tijden die voor u werken.
7. Verzend uw reactie.

Uw e-mailadres moet al in de vergadering zijn opgenomen. Als de pagina aangeeft dat uw adres niet wordt herkend, neem dan contact op met de organisator en vraag deze het ingevoerde adres te controleren.

Schrijf in normale taal wat werkt. U hoeft niet elk mogelijk afspraakslot op te sommen.

Goede voorbeelden:

• "Dinsdag na 15:00 uur."
• "Volgende week elke ochtend behalve donderdag."
• "Woensdag werkt als de vergadering uiterlijk om 17:00 uur eindigt."
• "Maandag van 10:00 uur tot 12:00 uur, of vrijdag na 14:00 uur."
• "Ik ben niet beschikbaar op dinsdag."

Vermeld datums wanneer een weekdag onduidelijk kan zijn. Vermeld uw tijdzone wanneer de deelnemers zich op verschillende locaties bevinden.

Ja. Vermeld de voorwaarde duidelijk.

Voorbeelden:

• "Woensdag werkt alleen als we voor 17:00 uur klaar zijn."
• "Vrijdagochtend werkt misschien, maar ik moet nog een andere afspraak bevestigen."
• "Ik kan waarschijnlijk wel op maandag na 14:00 uur."

Het systeem kan u vragen om te controleren of te verduidelijken wat het heeft begrepen als uw reactie onzeker is.

1. Open dezelfde vergaderlink.
2. Verifieer uw e-mailadres opnieuw indien gevraagd.
3. Controleer de momenteel weergegeven beschikbaarheid.
4. Vervang of bewerk de tekst.
5. Verzend de bijgewerkte reactie.

De opgeslagen beschikbaarheid blijft zichtbaar, zodat u deze later kunt bekijken en wijzigen.

Reageer alleen per e-mail als het bericht van AgreeOnTime specifiek vermeldt dat een e-mailreactie wordt geaccepteerd.

Het antwoordadres is gekoppeld aan één deelnemer en één vergadering. Start geen nieuwe e-mail en kopieer het antwoordadres niet naar een ander bericht.

Als de e-mail reacties niet expliciet ondersteunt, gebruik dan in plaats daarvan de vergaderlink. E-mailreacties vervangen de e-mailverificatie niet.

U heeft al gereageerd, maar de tijden in uw reactie leveren momenteel geen bruikbare vergadertijd op met de andere verplichte deelnemers.

Open de vergadering en voeg eventuele andere datums of tijden toe die zouden kunnen werken. U hoeft uw oorspronkelijke beschikbaarheid niet te verwijderen, tenzij deze niet meer klopt.

Nee. Reacties van deelnemers zijn privé.

U kunt de details van de vergadering, uw eigen beschikbaarheid, uw eigen status en eventuele definitieve tijd die u moet bevestigen zien. U kunt andere deelnemers, hun reacties of hun eventuele bevestiging niet zien. De organisator kan de volledige status van de planning zien.

Iedereen die vereist is voor de vergadering heeft gereageerd, maar hun huidige beschikbaarheid bevat geen exact vergadertijdstip dat voor hen allemaal werkt.

Dit betekent niet dat de vergadering is mislukt. De organisator heeft drie opties:

1. Bekijk de dichtstbijzijnde werkbare alternatieven.
2. Vraag een of meer deelnemers om extra beschikbaarheid.
3. Wijzig de datums van de vergadering, het tijdsbestek, de duur of de verplichte deelnemers.

Het organisatordashboard volgt dit herstelpad in drie stappen al.

Een dichtstbijzijnde werkbare alternatief werkt voor de meeste verplichte deelnemers, maar niet voor allemaal.

Gebruik dit om het kleinste conflict te identificeren. Het organisatordashboard kan laten zien welke persoon extra beschikbaarheid moet opgeven voordat dat tijdstip kan werken.

Een dichtstbijzijnde werkbare alternatief is geen bevestigde vergadertijd.

Een blokkerend conflict betekent dat de huidige beschikbaarheid van een verplichte deelnemer voorkomt dat de voorgestelde tijd voor iedereen werkt.

Het betekent niet dat de deelnemer iets verkeerds heeft gedaan. Het geeft aan waar extra beschikbaarheid of een beslissing van de organisator nodig is.

Controleer eerst hun status in het organisatordashboard.

• Heeft de link niet geopend: Stuur de vergaderlink opnieuw en controleer of u het juiste e-mailadres heeft gebruikt.
• Geopend maar niet geverifieerd: Vraag hen om de e-mailverificatie te voltooien.
• Geverifieerd maar niet gereageerd: Vraag hen om terug te keren naar de vergadering en hun beschikbaarheid in te dienen.
• Kan geen vervolg-e-mail ontvangen: Neem buiten AgreeOnTime contact met hen op.

AgreeOnTime kan helpen bij het identificeren van mensen die niet reageren, maar kan niet garanderen dat iedereen zal reageren.

De organisator kan een kandidaat-tijdstip kiezen nadat de vereiste reacties een bruikbare tijd opleveren.

Het kiezen van een kandidaat start de definitieve bevestigingsstap. Dit maakt de vergadering niet onmiddellijk definitief bevestigd.

1. Open het definitieve bevestigingsverzoek.
2. Controleer de voorgestelde datum en tijd.
3. Selecteer Bevestigen als u aanwezig kunt zijn.
4. Selecteer Afwijzen als u niet aanwezig kunt zijn.

Gebruik de bevestigingsactie die op de pagina of in het ondersteunde bevestigingsbericht wordt weergegeven. Neem niet aan dat een gewone reactie per e-mail voldoende is.

De vergadering is pas definitief bevestigd nadat alle verplichte deelnemers de door de organisator gekozen tijd expliciet hebben bevestigd.

Het verstrijken van een deadline bevestigt de vergadering niet stilzwijgend. Als een verplichte deelnemer afwijst of niet bevestigt, moet de organisator beslissen wat er nu moet gebeuren.

1. Controleer of het e-mailadres dat op de pagina wordt weergegeven juist is.
2. Controleer de mappen spam, ongewenste e-mail, reclame en andere filters.
3. Zoek in uw mailbox naar "AgreeOnTime".
4. Keer terug naar de vergaderpagina en vraag de code opnieuw aan.
5. Zorg ervoor dat uw mailbox niet vol is en nieuwe berichten kan ontvangen.

Als het adres onjuist is, selecteert u E-mailadres wijzigen en voert u het adres in dat de organisator voor de vergadering heeft gebruikt.

Als er na het herhalen van deze stappen nog steeds geen bericht binnenkomt, neem dan contact op met de ondersteuning.

1. Controleer of u de code invoert voor dezelfde vergadering en hetzelfde e-mailadres.
2. Gebruik de meest recente verificatie-e-mail.
3. Laad de vergaderpagina opnieuw.
4. Vraag een nieuwe code aan wanneer de pagina die optie biedt.
5. Voer de nieuwe code in zonder spaties ervoor of erachter.

Stuur uw verificatiecode nooit naar de organisator of naar de ondersteuning.

Laad de pagina opnieuw en ga verder met de e-mailverificatie.

AgreeOnTime kan een huidige verificatiecode verzenden of hergebruiken wanneer beveiligde toegang is verlopen. De melding dat de sessie is verlopen, moet worden behandeld als een normale stap voor toegangsherstel, niet als een permanente fout.

Controleer of de volledige link naar de browser is gekopieerd. Besloten vergaderlinks kunnen stoppen met werken als een e-mailprogramma de link over meerdere regels afbreekt.

Bewerk of verkort de link niet.

Vraag de organisator om de deelnemerslink opnieuw rechtstreeks vanuit het organisatordashboard te kopiëren. Vraag de organisator niet om u hun besloten link naar het organisatordashboard te sturen.

De organisator heeft mogelijk de verificatie van de organisator nog niet voltooid en de vergadering nog niet geactiveerd.

Neem contact op met de organisator en vraag hen om het organisatordashboard te openen en de verificatiestap te voltooien. Deelnemers kunnen hun beschikbaarheid pas indienen als de vergadering live is.

Voer exact het e-mailadres in dat de organisator aan de vergadering heeft toegevoegd.

Veelvoorkomende oorzaken zijn:

• een persoonlijk adres gebruiken in plaats van een werkadres
• een spelfout in het adres
• een e-mailalias gebruiken die de organisator niet heeft toegevoegd
• de organisator die de deelnemer heeft verwijderd of vervangen

Vraag de organisator om de deelnemerslijst te controleren. Ondersteuning mag geen persoon toevoegen aan een besloten vergadering zonder instructie van de organisator.

Gebruik E-mailvoorkeuren beheren in een e-mail van de vergadering om niet-essentiële vervolgberichten voor die vergadering stop te zetten.

Verificatie- en beveiligingsmails staan los van optionele vervolgberichten over de vergadering.

Nadat de vervolgberichten zijn uitgeschakeld, kan de organisator nog steeds buiten AgreeOnTime contact met u opnemen.

De organisator kan de statussen en beschikbaarheid van deelnemers zien die nodig zijn om de vergadering te coördineren.

Andere deelnemers kunnen uw beschikbaarheid, uw e-mailadres, uw reactiestatus of uw bevestigingsstatus niet zien.

Deel deelnemerslinks alleen met mensen die voor die vergadering zijn uitgenodigd.

Publiceer een besloten vergaderlink of de link naar het organisatordashboard nooit op een openbare website of sociaal netwerk.

De link naar het organisatordashboard staat los van de deelnemerslink en moet als privé worden behandeld.

Nee.

Een verificatiecode bewijst de toegang tot uw e-mailadres. De ondersteuning van AgreeOnTime en organisatoren van vergaderingen hebben de code niet nodig.

Nee. AgreeOnTime verzamelt alleen de beschikbaarheid die deelnemers zelf opgeven voor de vergadering.

Deelnemers krijgen geen toegang tot de agenda of reacties van iemand anders.

Het gratis abonnement bevat de kernworkflow voor het inplannen:

• vergaderingen maken
• deelnemerslinks handmatig delen
• deelnemers verifiëren via e-mail
• beschikbaarheid verzamelen
• het organisatordashboard gebruiken
• planningsstatus en aandachtspunten ontvangen
• meer beschikbaarheid aanvragen bij daarvoor in aanmerking komende deelnemers

Het gratis abonnement staat momenteel maximaal 10 gemaakte vergaderingen per dag toe voor elke identiteit van een organisator.

De belangrijkste betaalde functie is de mogelijkheid voor AgreeOnTime om de eerste uitnodigingen voor deelnemers te verzenden namens de organisator.

Betaalde abonnementen kunnen ook de branding van de organisator en e-mailaanpassingen bevatten.

Door het systeem verzonden uitnodigingen zijn beschikbaar bij betaalde abonnementen.

Zeg niet dat alle e-mails voor deelnemers betaald zijn. Veel workflowberichten blijven beschikbaar nadat een deelnemer zijn e-mail heeft geverifieerd en vervolgberichten accepteert.

Nee. Deelnemers hebben geen betaald abonnement nodig.

De facturering is van toepassing op de organisator.

1. Ga terug naar Instellingen.
2. Herlaad de pagina.
3. Controleer of u hetzelfde e-mailadres van de organisator heeft gebruikt voor de vergadering en de aankoop.
4. Controleer of de pagina een melding toont dat de activering in behandeling is.
5. Als het betaalde abonnement nog steeds niet actief is, neem dan contact op met de ondersteuning en vermeld het e-mailadres van de organisator en het transactienummer van de betaling.

Vermeld geen volledige betaalkaartgegevens.

Het systeem activeert de betaalde toegang op basis van de getekende melding van de betalingsprovider, waardoor het abonnement na het afrekenen kortstondig als in behandeling kan worden weergegeven.