Pomoc

AgreeOnTime pomaga organizatorowi znaleźć termin spotkania, który odpowiada wielu osobom.

Organizator tworzy prywatną stronę spotkania i zaprasza uczestników. Każdy uczestnik opisuje swoje preferencje zwykłym językiem. Organizator może wtedy zobaczyć, które terminy pasują, kto odpowiedział i co jeszcze wymaga uwagi.

AgreeOnTime jest przeznaczone do jednorazowych spotkań z udziałem kilku osób. Nie jest to osobista strona do rezerwacji wizyt ani współdzielony kalendarz.

Nie. AgreeOnTime działa w przeglądarce internetowej.

Otwórz otrzymany link do spotkania lub panelu administracyjnego. Nie musisz instalować żadnej aplikacji ani rozszerzenia przeglądarki.

Nie musisz zakładać tradycyjnego konta z hasłem.

AgreeOnTime weryfikuje dostęp, wysyłając kod na Twój adres e-mail. Dostęp jest przyznawany osobno dla spotkań powiązanych z tym adresem e-mail.

Tak. Uczestnicy nie muszą należeć do tej samej firmy ani udostępniać swoich kalendarzy.

Organizator wysyła wszystkim prywatny link do spotkania. Każdy uczestnik weryfikuje swój adres e-mail i odpowiada osobno.

AgreeOnTime obecnie nie wymaga ani nie odczytuje automatycznie Twojego kalendarza.

Sprawdź swój kalendarz przed udzieleniem odpowiedzi, a następnie opisz daty i godziny, które Ci odpowiadają.

1. Wybierz Utwórz spotkanie.
2. Wprowadź jasny tytuł spotkania.
3. Ustaw czas trwania spotkania.
4. Wybierz możliwe daty i codzienny przedział godzinowy.
5. Dodaj uczestników.
6. Oznacz jako wymagane osoby, których obecność jest kluczowa.
7. Utwórz spotkanie.
8. Zweryfikuj swój e-mail organizatora, aby otworzyć panel i aktywować spotkanie.

Wskazówka: Użyj tytułu, który uczestnicy łatwo rozpoznają, np. „Planowanie mediacji Kowalskiego” lub „Sierpniowe posiedzenie zarządu”.

Wymagany uczestnik to osoba, która musi być dostępna, aby można było potwierdzić spotkanie.

Opcjonalny uczestnik nie powinien blokować organizacji spotkania, jeśli wymagani uczestnicy mają wspólny dogodny termin.

Oznaczaj jako wymagane tylko te osoby, które są naprawdę kluczowe. Oznaczenie wszystkich jako wymaganych może utrudnić znalezienie wspólnego terminu.

Weryfikacja e-maila chroni prywatny panel organizatora i potwierdza, że masz dostęp do podanego adresu e-mail.

Spotkanie staje się dostępne dla uczestników dopiero po zakończeniu weryfikacji i jego aktywacji przez organizatora.

1. Otwórz panel administracyjny spotkania.
2. Znajdź link do spotkania przeznaczony dla uczestników.
3. Skopiuj ten link.
4. Wyślij go za pomocą swojego standardowego e-maila, komunikatora lub innego zaufanego sposobu komunikacji.
5. Poinformuj uczestników, aby użyli adresu e-mail, który został dodany do spotkania.

Darmowy plan obejmuje pełny podstawowy proces planowania, ale pierwsze zaproszenie organizator musi wysłać ręcznie.

Pierwsze zaproszenia wysyłane systemowo są dostępne w planach płatnych.

1. Otwórz panel administracyjny spotkania.
2. Sprawdź adresy e-mail uczestników.
3. Wybierz opcję wysłania gotowych zaproszeń.
4. Sprawdź statusy uczestników, aby zobaczyć, jakie działania związane z zaproszeniami są nadal dostępne.

Wiadomości przypominające wysyłane po zweryfikowaniu e-maila przez uczestnika i zaakceptowaniu przez niego powiadomień są niezależne od płatnej funkcji pierwszego zaproszenia.

Tak.

Otwórz sekcję uczestników w panelu organizatora. Użyj opcji dodawania uczestnika, aby dołączyć kolejną osobę, lub przycisku usuwania obok uczestnika, który nie powinien być już brany pod uwagę.

Po zmianie listy uczestników upewnij się, którzy z nich są oznaczeni jako wymagani.

Termin odpowiedzi informuje uczestników, do kiedy wolał(a)byś otrzymać informację o ich dostępności.

Jest to termin orientacyjny (tzw. soft deadline). Uczestnicy mogą udzielić odpowiedzi również po tej dacie.

Zacznij od sekcji Kolejne zadanie (Next thing). Pokazuje ona najważniejsze działanie wymagane dla tego spotkania.

Lista uczestników przedstawia stan każdego z nich, np.:

• Nie otworzył(a) jeszcze linku
• Otworzył(a) link, ale nie zweryfikował(a) adresu e-mail
• Zweryfikował(a) e-mail, ale nie udzielił(a) odpowiedzi
• Odpowiedział(a)
• Wymagana dodatkowa dostępność
• Potwierdził(a) ostateczny termin

Nie traktuj każdego statusu oczekiwania w ten sam sposób. Osoba, która nie odpowiedziała, potrzebuje przypomnienia. Ktoś, kto już odpowiedział, ale ma bardzo ograniczoną dostępność, może potrzebować konkretnej prośby o wskazanie dodatkowych terminów.

1. Otwórz link do spotkania przesłany przez organizatora.
2. Wpisz adres e-mail, który podał dla Ciebie organizator.
3. Poproś o kod weryfikacyjny.
4. Otwórz e-mail z kodem weryfikacyjnym.
5. Wpisz kod na stronie spotkania.
6. Opisz daty i godziny, w których jesteś dostępny(-a).
7. Wyślij swoją odpowiedź.

Twój adres e-mail musi być już dodany do tego spotkania. Jeśli na stronie pojawi się komunikat, że Twój adres jest nierozpoznany, skontaktuj się z organizatorem i poproś o sprawdzenie wpisanego adresu.

Napisz zwykłym językiem, kiedy masz czas. Nie musisz wypisywać każdego możliwego slotu w kalendarzu.

Dobre przykłady:

• „Wtorek po 15:00.”
• „Każdy poranek w przyszłym tygodniu oprócz czwartku.”
• „Środa mi pasuje pod warunkiem, że spotkanie skończy się do 17:00.”
• „Poniedziałek od 10:00 do południa lub piątek po 14:00.”
• „We wtorek jestem niedostępny(-a).”

Podaj konkretne daty, jeśli dzień tygodnia może być niejednoznaczny. Podaj swoją strefę czasową, jeśli uczestnicy znajdują się w różnych lokalizacjach.

Tak. Jasno określ warunek.

Przykłady:

• „Środa pasuje tylko pod warunkiem, że skończymy przed 17:00.”
• „Piątek rano może pasować, ale muszę potwierdzić inne spotkanie.”
• „Prawdopodobnie dam radę w poniedziałek po 14:00.”

System może poprosić Cię o sprawdzenie lub wyjaśnienie tego, jak zrozumiał Twoją odpowiedź, jeśli jest ona niejednoznaczna.

1. Otwórz ten sam link do spotkania.
2. Zweryfikuj ponownie swój adres e-mail, jeśli system o to poprosi.
3. Sprawdź aktualnie wyświetlaną dostępność.
4. Zastąp lub edytuj tekst.
5. Prześlij zaktualizowaną odpowiedź.

Zapisana dostępność pozostaje widoczna, dzięki czemu możesz ją przejrzeć i zmienić w dowolnym momencie.

Odpowiadaj przez e-mail tylko wtedy, gdy wiadomość od AgreeOnTime wyraźnie wskazuje, że odpowiedź e-mail zostanie zaakceptowana.

Adres zwrotny jest powiązany z jednym uczestnikiem i jednym spotkaniem. Nie twórz nowej wiadomości ani nie kopiuj adresu zwrotnego do innego maila.

Jeśli e-mail nie obsługuje wyraźnie odpowiedzi, użyj linku do spotkania. Odpowiedź e-mail nie zastępuje weryfikacji adresu.

Udzieliłeś(-aś) już odpowiedzi, ale terminy w niej zawarte nie pozwalają obecnie na znalezienie wspólnego czasu z pozostałymi wymaganymi uczestnikami.

Otwórz spotkanie i dodaj inne daty lub godziny, które mogłyby Ci pasować. Nie musisz usuwać swojej dotychczasowej dostępności, chyba że przestała być aktualna.

Nie. Odpowiedzi uczestników są prywatne.

Możesz zobaczyć szczegóły spotkania, swoją własną dostępność, swój status oraz ostateczny termin do potwierdzenia. Nie masz wglądu w dane innych uczestników, ich odpowiedzi ani informacje o tym, czy potwierdzili udział. Pełny stan planowania widzi tylko organizator.

Wszyscy wymagani uczestnicy udzielili odpowiedzi, ale ich dostępność nie pozwala na wyznaczenie jednego wspólnego terminu, który pasowałby każdemu z nich.

Nie oznacza to, że organizacja spotkania się nie powiodła. Organizator ma trzy możliwości:

1. Sprawdzenie najbliższych pasujących terminów.
2. Poproszenie jednego lub kilku uczestników o wskazanie dodatkowej dostępności.
3. Zmiana dat spotkania, przedziału godzinowego, czasu trwania lub listy wymaganych uczestników.

Panel organizatora automatycznie ułatwia realizację tych kroków zaradczych.

Najbliższy możliwy termin to taki, który odpowiada większości wymaganych uczestników, ale nie wszystkim.

Użyj go do zidentyfikowania najmniejszego konfliktu terminów. Panel może pokazać, która osoba musiałaby wskazać dodatkową dostępność, aby ten termin stał się wspólny.

Najbliższy możliwy termin nie oznacza potwierdzonego terminu spotkania.

„Blokowanie” oznacza, że obecna dostępność wymaganego uczestnika uniemożliwia dostosowanie sugerowanego terminu dla wszystkich.

Nie oznacza to, że uczestnik zrobił coś źle. Wskazuje to jedynie, gdzie potrzebna jest dodatkowa dostępność lub decyzja organizatora.

Najpierw sprawdź status tej osoby w panelu.

• Nie otworzył(a) linku: Wyślij link do spotkania ponownie i upewnij się, że podano prawidłowy adres e-mail.
• Otworzył(a), ale nie zweryfikował(a): Poproś o dokończenie weryfikacji e-maila.
• Zweryfikował(a), ale nie odpowiedział(a): Poproś o powrót do strony spotkania i przesłanie swojej dostępności.
• Nie może otrzymać wiadomości: Skontaktuj się z tą osobą bezpośrednio poza AgreeOnTime.

AgreeOnTime ułatwia identyfikację osób, które nie odpowiedziały, ale nie gwarantuje, że każdy uczestnik udzieli odpowiedzi.

Organizator może wybrać termin kandydacki, gdy z udzielonych odpowiedzi wymaganych uczestników wyłoni się wspólny termin.

Wybór terminu rozpoczyna etap ostatecznego potwierdzania. Nie oznacza to automatycznie, że spotkanie zostało od razu potwierdzone.

1. Otwórz prośbę o ostateczne potwierdzenie terminu.
2. Sprawdź proponowaną datę i godzinę.
3. Wybierz Potwierdź, jeśli możesz wziąć udział.
4. Wybierz Odrzuć, jeśli nie możesz wziąć udziału.

Użyj opcji potwierdzenia widocznej na stronie lub w dedykowanej wiadomości. Nie zakładaj, że zwykła odpowiedź na e-maila jest wystarczająca.

Spotkanie jest potwierdzone dopiero wtedy, gdy wszyscy wymagani uczestnicy jednoznacznie potwierdzą termin wybrany przez organizatora.

Upływ terminu nie oznacza automatycznego potwierdzenia spotkania. Jeśli wymagani uczestnicy odrzucą termin lub go nie potwierdzą, organizator musi podjąć decyzję o kolejnych krokach.

1. Upewnij się, że adres e-mail wyświetlany na stronie jest poprawny.
2. Sprawdź foldery Spam, Wiadomości-śmieci, Oferty oraz inne foldery filtrowania poczty.
3. Wyszukaj w skrzynce hasło „AgreeOnTime”.
4. Wróć do strony spotkania i wyślij kod ponownie.
5. Upewnij się, że Twoja skrzynka pocztowa nie jest przepełniona i może odbierać nowe wiadomości.

Jeśli adres jest niepoprawny, kliknij Zmień e-mail i wpisz adres podany przez organizatora spotkania.

Jeśli po wykonaniu tych kroków wiadomość nadal nie dotarła, skontaktuj się ze wsparciem technicznym.

1. Upewnij się, że wpisujesz kod dla tego samego spotkania i tego samego adresu e-mail.
2. Użyj kodu z najnowszej wiadomości weryfikacyjnej.
3. Odśwież stronę spotkania.
4. Poproś o nowy kod, gdy na stronie pojawi się taka opcja.
5. Wpisz nowy kod bez spacji na początku ani na końcu.

Nigdy nie wysyłaj swojego kodu weryfikacyjnego do organizatora ani do wsparcia technicznego.

Odśwież stronę i przejdź ponowną weryfikację e-maila.

AgreeOnTime może wysłać nowy kod lub użyć dotychczasowego kodu weryfikacyjnego, jeśli chroniona sesja wygasła. Komunikat o wygaśnięciu sesji należy traktować jako standardowy krok odzyskiwania dostępu, a nie stały błąd.

Upewnij się, że cały link został wklejony do przeglądarki. Prywatne linki mogą przestać działać, jeśli program pocztowy podzieli link na kilka linii.

Nie edytuj ani nie skracaj linku.

Poproś organizatora o ponowne skopiowanie linku dla uczestnika bezpośrednio z panelu administracyjnego. Nie proś organizatora o przesłanie jego własnego, prywatnego linku do panelu administracyjnego.

Organizator prawdopodobnie nie ukończył weryfikacji swojego e-maila i nie aktywował spotkania.

Skontaktuj się z organizatorem i poproś go o wejście do swojego panelu i zakończenie kroku weryfikacji. Uczestnicy nie mogą przesyłać dostępności, dopóki spotkanie nie zostanie aktywowane.

Wpisz dokładnie ten sam adres e-mail, który organizator dodał do spotkania.

Typowe przyczyny problemu to:

• użycie adresu prywatnego zamiast służbowego (lub odwrotnie)
• literówka w adresie e-mail
• użycie aliasu pocztowego, którego organizator nie dodał
• usunięcie lub zastąpienie uczestnika przez organizatora

Poproś organizatora o zweryfikowanie listy uczestników. Wsparcie techniczne nie może ręcznie dodawać osób do prywatnego spotkania bez wyraźnej instrukcji organizatora.

Użyj linku Zarządzaj preferencjami e-mail w wiadomości dotyczącej spotkania, aby wyłączyć opcjonalne wiadomości przypominające dla tego spotkania.

Wiadomości weryfikacyjne oraz bezpieczeństwa są wysyłane niezależnie od opcjonalnych powiadomień o spotkaniach.

Po wyłączeniu powiadomień organizator nadal może skontaktować się z Tobą bezpośrednio poza systemem AgreeOnTime.

Organizator widzi statusy uczestników i podaną przez nich dostępność w celu koordynacji spotkania.

Inni uczestnicy nie widzą Twojej dostępności, adresu e-mail, statusu odpowiedzi ani statusu potwierdzenia.

Udostępniaj linki dla uczestników wyłącznie osobom zaproszonym na dane spotkanie.

Nigdy nie publikuj prywatnych linków do spotkań ani linków do panelu organizatora na publicznych stronach ani w mediach społecznościowych.

Link do panelu administracyjnego organizatora jest inny niż link dla uczestników i powinien być traktowany jako ściśle prywatny.

Nie.

Kod weryfikacyjny potwierdza Twój dostęp do adresu e-mail. Wsparcie techniczne AgreeOnTime ani organizatorzy spotkania nie potrzebują tego kodu.

Nie. AgreeOnTime zbiera wyłącznie te informacje o dostępności, które uczestnicy sami zdecydują się podać na potrzeby danego spotkania.

Uczestnicy nie otrzymują dostępu do kalendarza ani odpowiedzi innych osób.

Plan darmowy obejmuje podstawowy proces planowania:

• tworzenie spotkań
• ręczne udostępnianie linków uczestnikom
• weryfikację uczestników za pomocą e-maila
• zbieranie informacji o dostępności
• korzystanie z panelu administracyjnego organizatora
• odbieranie statusów planowania oraz informacji o wymaganych działaniach
• proszenie o dodatkową dostępność kwalifikujących się uczestników

Darmowy plan pozwala obecnie na utworzenie do 10 spotkań dziennie dla każdej tożsamości organizatora.

Główną płatną funkcją jest możliwość automatycznego wysyłania premierszych zaproszeń do uczestników przez AgreeOnTime w imieniu organizatora.

Plany płatne mogą również obejmować branding organizatora oraz dostosowywanie szablonów e-mail.

Zaproszenia wysyłane systemowo są dostępne w planach płatnych.

Nie oznacza to jednak, że cała korespondencja e-mail z uczestnikami jest płatna. Wiele wiadomości systemowych pozostaje bezpłatnych po tym, jak uczestnik zweryfikuje swój e-mail i zaakceptuje powiadomienia.

Nie. Uczestnicy nie potrzebują planu płatnego.

Opłaty dotyczą wyłącznie organizatora.

1. Wróć do Ustawień.
2. Odśwież stronę.
3. Upewnij się, że użyto tego samego adresu e-mail organizatora dla spotkania oraz zakupu.
4. Sprawdź, czy strona wyświetla komunikat o oczekiwaniu na aktywację.
5. Jeśli plan płatny nadal nie jest aktywny, skontaktuj się ze wsparciem technicznym, podając e-mail organizatora oraz numer potwierdzenia płatności.

Nie podawaj pełnych danych karty płatniczej.

System aktywuje dostęp na podstawie podpisanego powiadomienia od dostawcy płatności, więc po sfinalizowaniu zakupu plan może przez krótką chwilę wyświetlać się jako oczekujący.