Ajuda

O AgreeOnTime ajuda um organizador a encontrar um horário de reunião que funcione para várias pessoas.

O organizador cria uma página privada da reunião e convida os participantes. Cada participante informa, em linguagem comum, os horários que funcionam. Depois, o organizador pode ver quais horários funcionam, quem respondeu e o que ainda exige atenção.

O AgreeOnTime foi criado para reuniões pontuais com várias pessoas. Não é uma página pessoal de agendamento nem um calendário compartilhado.

Não. O AgreeOnTime funciona no navegador.

Abra o link da reunião ou do painel do organizador que você recebeu. Não é necessário instalar aplicativo nem extensão do navegador.

Você não precisa criar uma conta comum com senha.

O AgreeOnTime verifica o acesso enviando um código para seu endereço de e-mail. O acesso é concedido separadamente para as reuniões vinculadas a esse endereço.

Sim. Os participantes não precisam pertencer à mesma empresa nem compartilhar calendários.

O organizador envia a todos o link privado da reunião. Cada participante verifica o próprio e-mail e responde separadamente.

Atualmente, o AgreeOnTime não exige nem lê automaticamente seu calendário.

Consulte seu calendário antes de responder e informe as datas e os horários que funcionam para você.

1. Selecione Criar reunião.
2. Digite um título claro para a reunião.
3. Defina a duração da reunião.
4. Escolha as datas possíveis e a faixa de horário de cada dia.
5. Adicione os participantes.
6. Marque como obrigatório quem precisa participar.
7. Crie a reunião.
8. Verifique o e-mail do organizador para abrir o painel do organizador e ativar a reunião.

Dica: Use um título que os participantes reconheçam, como "Agendamento da mediação Smith" ou "Reunião do conselho de agosto".

Um participante obrigatório é alguém que precisa poder comparecer para que a reunião seja confirmada.

Um participante opcional não deve impedir o avanço da reunião quando os participantes obrigatórios tiverem um horário viável.

Marque como obrigatórias apenas as pessoas realmente essenciais. Marcar todos como obrigatórios pode dificultar a localização de um horário em comum.

A verificação de e-mail protege o painel privado do organizador e comprova que você controla o endereço de e-mail do organizador.

A reunião fica disponível para os participantes depois que o organizador conclui a verificação e a ativa.

1. Abra o painel do organizador da reunião.
2. Localize o link da reunião para participantes.
3. Copie o link.
4. Envie-o pelo seu e-mail habitual, aplicativo de mensagens ou outro meio de comunicação confiável.
5. Peça aos participantes que usem o endereço de e-mail que você adicionou à reunião.

O plano gratuito inclui todo o fluxo principal de agendamento, mas o organizador envia o primeiro convite manualmente.

Os primeiros convites enviados pelo sistema estão disponíveis nos planos pagos.

1. Abra o painel do organizador da reunião.
2. Revise os endereços de e-mail dos participantes.
3. Selecione a opção para enviar os convites prontos.
4. Verifique os status dos participantes para saber quais ações de convite ainda estão disponíveis.

As mensagens de acompanhamento enviadas depois que o participante verifica o e-mail e aceita atualizações da reunião são separadas do recurso pago de primeiro convite.

Sim.

Abra a seção de participantes no painel do organizador. Use a ação de adicionar participante para incluir outra pessoa ou a ação de remover ao lado de quem não deve mais participar.

Depois de alterar a lista de participantes, revise quem está marcado como obrigatório.

O prazo de resposta (prazo de resposta) informa aos participantes até quando você prefere receber a disponibilidade deles.

É um prazo flexível. Os participantes ainda podem responder depois da data exibida.

Comece pela seção Próxima ação . Ela mostra a ação mais importante para a reunião.

A lista de participantes mostra o status de cada pessoa, por exemplo:

• Não abriu o link
• Abriu o link, mas não verificou o e-mail
• Verificou, mas não respondeu
• Respondeu
• É necessária mais disponibilidade
• Confirmou o horário final

Não trate todos os status pendentes como o mesmo problema. Quem ainda não respondeu precisa de um lembrete. Quem já respondeu, mas tem disponibilidade limitada, pode precisar de um pedido específico de mais horários.

1. Abra o link da reunião enviado pelo organizador.
2. Digite o endereço de e-mail que o organizador cadastrou para você.
3. Solicite o código de verificação.
4. Abra o e-mail de verificação.
5. Digite o código na página da reunião.
6. Informe as datas e os horários que funcionam para você.
7. Envie sua resposta.

Seu endereço de e-mail já deve estar incluído na reunião. Se a página informar que o endereço não foi reconhecido, entre em contato com o organizador e peça que ele confira o endereço cadastrado.

Escreva, em linguagem comum, os horários que funcionam. Não é necessário listar todos os possíveis intervalos.

Bons exemplos:

• "Terça-feira depois das 15h."
• "Qualquer manhã da próxima semana, exceto quinta-feira."
• "Quarta-feira funciona se a reunião terminar até as 17h."
• "Segunda-feira das 10h ao meio-dia, ou sexta-feira depois das 14h."
• "Não estou disponível na terça-feira."

Inclua as datas quando o dia da semana puder causar dúvida. Inclua seu fuso horário quando os participantes estiverem em locais diferentes.

Sim. Informe a condição com clareza.

Exemplos:

• "Quarta-feira funciona somente se terminarmos antes das 17h."
• "Sexta-feira de manhã talvez funcione, mas preciso confirmar outro compromisso."
• "Provavelmente consigo na segunda-feira depois das 14h."

Quando sua resposta for incerta, o sistema poderá pedir que você revise ou esclareça o que ele entendeu.

1. Abra o mesmo link da reunião.
2. Verifique seu e-mail novamente, se solicitado.
3. Revise a disponibilidade exibida no momento.
4. Substitua ou edite o texto.
5. Envie a resposta atualizada.

A disponibilidade salva continua visível para que você possa revisá-la e alterá-la depois.

Responda por e-mail somente quando a mensagem do AgreeOnTime informar especificamente que a resposta por e-mail será aceita.

O endereço de resposta está vinculado a um participante e a uma reunião. Não crie um novo e-mail nem copie o endereço de resposta para outra mensagem.

Quando o e-mail não aceitar respostas explicitamente, use o link da reunião. Responder por e-mail não substitui a verificação de e-mail.

Você já respondeu, mas os horários informados ainda não geram um horário viável com os outros participantes obrigatórios.

Abra a reunião e adicione outras datas ou horários que possam funcionar. Não é necessário remover sua disponibilidade original, a menos que ela não esteja mais correta.

Não. As respostas dos participantes são privadas.

Você pode ver os detalhes da reunião, sua disponibilidade, seu status e qualquer horário final que precise confirmar. Você não pode ver os outros participantes, as respostas deles nem se eles confirmaram. O organizador pode ver o status completo do agendamento.

Todos os participantes obrigatórios responderam, mas a disponibilidade atual não contém um horário exato que funcione para todos.

Isso não significa que a reunião falhou. O organizador tem três opções:

1. Revisar os alternativas viáveis mais próximas.
2. Pedir disponibilidade adicional a um ou mais participantes.
3. Alterar as datas, a faixa de horário, a duração ou os participantes obrigatórios.

O painel do organizador já segue esse processo de recuperação em três etapas.

Um alternativa viável mais próxima funciona para a maioria dos participantes obrigatórios, mas não para todos.

Use-o para identificar o menor conflito. O painel do organizador pode mostrar quem precisaria adicionar disponibilidade para que esse horário funcione.

Um alternativa viável mais próxima não é um horário de reunião confirmado.

Um conflito que impede a escolha significa que a disponibilidade atual de um participante obrigatório impede que o horário sugerido funcione para todos.

Isso não significa que o participante fez algo errado. Apenas identifica onde é necessária disponibilidade adicional ou uma decisão do organizador.

Primeiro, verifique o status da pessoa no painel do organizador.

• Não abriu o link: Envie o link da reunião novamente e confirme que usou o endereço de e-mail correto.
• Abriu, mas não verificou: Peça que conclua a verificação de e-mail.
• Verificou, mas não respondeu: Peça que volte à reunião e envie a disponibilidade.
• Não pode receber e-mail de acompanhamento: Entre em contato fora do AgreeOnTime.

O AgreeOnTime pode ajudar a identificar quem não respondeu, mas não pode garantir que todas as pessoas responderão.

O organizador pode escolher um horário candidato depois que as respostas obrigatórias indicarem um horário viável.

Escolher um horário candidato inicia a etapa de confirmação final. Isso não confirma a reunião imediatamente.

1. Abra a solicitação de confirmação final.
2. Revise a data e o horário propostos.
3. Selecione Confirmar se puder comparecer.
4. Selecione Recusar se não puder comparecer.

Use a ação de confirmação exibida na página ou na mensagem de confirmação compatível. Não presuma que uma resposta comum por e-mail seja suficiente.

A reunião só é confirmada depois que todos os participantes obrigatórios confirmam explicitamente o horário escolhido pelo organizador.

O fim de um prazo não confirma a reunião automaticamente. Se um participante obrigatório recusar ou não confirmar, o organizador deverá decidir o próximo passo.

1. Confirme se o endereço de e-mail exibido na página está correto.
2. Verifique as pastas de spam, lixo eletrônico, promoções e mensagens filtradas.
3. Pesquise por "AgreeOnTime" na sua caixa de e-mail.
4. Volte à página da reunião e solicite o código novamente.
5. Verifique se sua caixa de e-mail não está cheia e pode receber novas mensagens.

Se o endereço estiver incorreto, selecione Alterar e-mail e digite o endereço que o organizador usou na reunião.

Se nenhuma mensagem chegar depois de repetir essas etapas, entre em contato com o suporte.

1. Confirme que está digitando o código da mesma reunião e do mesmo endereço de e-mail.
2. Use o e-mail de verificação mais recente.
3. Recarregue a página da reunião.
4. Solicite um novo código quando a página oferecer essa opção.
5. Digite o novo código sem espaços antes ou depois.

Nunca envie seu código de verificação ao organizador nem ao suporte.

Recarregue a página e continue a verificação de e-mail.

O AgreeOnTime pode enviar ou reutilizar um código de verificação atual quando o acesso protegido expirar. A mensagem de sessão expirada deve ser tratada como uma etapa normal de recuperação de acesso, não como um erro permanente.

Verifique se o link inteiro foi copiado para o navegador. Links privados de reunião podem deixar de funcionar quando um aplicativo de e-mail divide o link em várias linhas.

Não edite nem encurte o link.

Peça ao organizador que copie novamente o link do participante diretamente do painel do organizador. Não peça que ele envie o link privado do painel do organizador.

Talvez o organizador ainda não tenha concluído a verificação e ativado a reunião.

Entre em contato com o organizador e peça que ele abra o painel do organizador e conclua a verificação. Os participantes não podem enviar disponibilidade antes que a reunião esteja ativa.

Digite exatamente o endereço de e-mail que o organizador adicionou à reunião.

As causas comuns incluem:

• usar um endereço pessoal em vez de um endereço profissional
• um erro de digitação no endereço
• usar um alias de e-mail que o organizador não adicionou
• o organizador ter removido ou substituído o participante

Peça ao organizador que confira a lista de participantes. O suporte não deve adicionar uma pessoa a uma reunião privada sem instrução do organizador.

Use Gerenciar preferências de e-mail em um e-mail da reunião para interromper mensagens de acompanhamento não essenciais dessa reunião.

E-mails de verificação e segurança são separados das mensagens opcionais de acompanhamento da reunião.

Depois que o acompanhamento for desativado, o organizador ainda poderá entrar em contato com você fora do AgreeOnTime.

O organizador pode ver os status e a disponibilidade dos participantes necessários para coordenar a reunião.

Os outros participantes não podem ver sua disponibilidade, seu endereço de e-mail, seu status de resposta nem seu status de confirmação.

Compartilhe links de participante somente com pessoas convidadas para essa reunião.

Nunca publique um link privado de reunião nem o link do painel do organizador em um site público ou rede social.

O link do painel do organizador é diferente do link do participante e deve ser tratado como privado.

Não.

Um código de verificação comprova o acesso ao seu endereço de e-mail. O suporte do AgreeOnTime e os organizadores da reunião não precisam desse código.

Não. O AgreeOnTime coleta apenas a disponibilidade que os participantes decidem informar para a reunião.

Os participantes não recebem acesso ao calendário nem às respostas de outra pessoa.

O plano gratuito inclui o fluxo principal de agendamento:

• criar reuniões
• compartilhar manualmente os links dos participantes
• verificar participantes por e-mail
• coletar disponibilidade
• usar o painel do organizador
• receber informações sobre o status do agendamento e itens que exigem atenção
• solicitar mais disponibilidade aos participantes elegíveis

Atualmente, o plano gratuito permite criar até 10 reuniões por dia para cada identidade de organizador.

O principal recurso pago permite que o AgreeOnTime envie os primeiros convites aos participantes em nome do organizador.

Os planos pagos também podem incluir identidade visual do organizador e personalização de e-mails.

Convites enviados pelo sistema estão disponíveis nos planos pagos.

Não considere que todos os e-mails aos participantes exigem plano pago. Muitas mensagens do fluxo continuam disponíveis depois que o participante verifica o e-mail e aceita mensagens de acompanhamento.

Não. Os participantes não precisam de um plano pago.

A cobrança se aplica ao organizador.

1. Volte para Configurações.
2. Recarregue a página.
3. Confirme que usou o mesmo endereço de e-mail do organizador na reunião e na compra.
4. Verifique se a página mostra uma mensagem de ativação pendente.
5. Se o plano pago ainda não estiver ativo, entre em contato com o suporte e informe o e-mail do organizador e o número do comprovante de pagamento.

Não inclua os dados completos do cartão de pagamento.

O sistema ativa o acesso pago a partir da notificação assinada do provedor de pagamento. Por isso, o plano pode aparecer brevemente como pendente após a finalização da compra.